TLSS യൂസർ ഗൈഡ്

🆕TLSS 2.2.1-ൽ പുതിയതെന്ത്

1. 2.2.1 — Save ചെയ്യുന്നതിനു മുമ്പ് e-way bill: limit-ന് മുകളിലുള്ള sales ബില്ലിൽ Transport → Vehicle → Check → Generate, പിന്നെ ബിൽ തനിയെ save ആകും (e-invoice കമ്പനിക്ക് IRN-ഉം). GST settings → “E-way bill when saving”: Ask / Must / Off.
2. 2.2.1 — 🖨 Print e-way bill portal-ന്റെ layout-ൽ (QR, Part-A, Part-B, barcode). Invoice-ൽ e-way bill valid till, vehicle no. ഒരിക്കൽ മാത്രം.
3. 2.2.1 — E-way bill register: Generated / Pending എണ്ണം, filter, പുതിയത് ആദ്യം.
4. 2.2.1 — Customer & Supplier: party-യിൽ tick ചെയ്താൽ sales-ലും purchase-ലും വരും — ഒരു ledger.
5. 2.2.1 — Reverse charge (RCM): purchase-ൽ RCM — tax കണക്കാക്കും, supplier-ന്റെ ബില്ലിൽ ചേരില്ല; self-invoice (RCM/0001), GSTR-3B 3.1(d), 4A(3), RCM Register, inward e-way bill (URP).
6. 2.2.1 — E-invoice Pending e-invoice ബാധകമായ കമ്പനിക്ക് മാത്രം.
7. 2.2.0 — CA sync രണ്ടു വശത്തേക്കും: CA-യുടെ കൈയിലുള്ള നിങ്ങളുടെ books-ൽ CA-ക്ക് ഇനി Payment, Receipt, Contra, Journal (CA-PMT-, CA-RCT-, CA-CTR-, CA-JNL- നമ്പറിൽ), പുതിയ ledger എന്നിവ ഇടാം; ഒരു വൗച്ചറിന്റെ party / ledger, narration, GST type (place of supply: CGST + SGST ↔ IGST) മാറ്റാം — നമ്പർ, തീയതി, തുക മാറ്റില്ല. നിങ്ങളുടെ TLSS-ൽ: Settings → Send to CA → Entries from my CA: ഓരോന്നും ചോദിക്കുക / തനിയെ ചേർക്കുക / ഓഫ് (admin). ഓരോ file-നും ശേഷം 1 · New entries, 2 · Modified entries (high priority) കുറിപ്പ്; രണ്ടു ഭാഗത്തും മാറ്റിയ വൗച്ചർ — രണ്ടും കാണിച്ച് ചോദിക്കും; lock ചെയ്ത GST മാസം മാറില്ല; ബില്ലിൽ “Modified by CA”, audit trail-ൽ “CA: പേര് · file #”. നിങ്ങളും CA-യും 2.2.0 വേണം.
8. 2.2.0 — Add item: 📅 Tax rate by date… പുതിയ item ഉണ്ടാക്കുമ്പോഴും — item-നോടൊപ്പം save ആകും (Cancel ചെയ്താൽ ഒന്നും ഇല്ല).
9. 2.2.0 — Settings പേജുകൾ (Vouchers, Printing, Add-ons): box tick ചെയ്യുമ്പോഴോ feature ഓൺ / ഓഫ് ചെയ്യുമ്പോഴോ ഇനി മുകളിലേക്ക് ചാടില്ല.
10. 2.1.0 — GST Composition: Company profile → GST settings → GST scheme Composition (തുടങ്ങുന്ന തീയതി, business type, rate — trader / manufacturer 1%, restaurant 5%, services 6%, മാറ്റാം). ആ തീയതി മുതൽ sales ബിൽ Bill of Supply ആയി (“composition taxable person, not eligible to collect tax on supplies”), sales-ൽ GST ഇല്ല, മറ്റ് സംസ്ഥാനത്തേക്കുള്ള sale തടയും, purchase GST cost-ലേക്ക്. Display → GST Reports → GST CMP-08 (മൂന്നു മാസത്തിലൊരിക്കൽ, 18-ന്) / GSTR-4 (വർഷം, ജൂൺ 30). Turnover limit-ന്റെ 90% ആകുമ്പോൾ മുന്നറിയിപ്പ്. പുതിയ കമ്പനി ഉണ്ടാക്കുമ്പോൾ Regular / Composition തിരഞ്ഞെടുക്കാം.
11. 2.1.0 — Composition supplier: party-യുടെ GST registration Registered — Composition ആക്കാം — അവരിൽ നിന്നുള്ള purchase-ന് GST-ഉം ITC-യും ഇല്ല; GSTR-3B table 5-ലും ITC report-ലും കാണിക്കും.
12. 2.1.0 — വില അനുസരിച്ച് tax rate: 📅 Tax rate by date…-ൽ ഓരോ തീയതിക്കും Busy പോലെ ഒരു വില നിബന്ധന — ഉദാ: ₹2,500 വരെ 5%, മുകളിൽ 18%. Discount കഴിഞ്ഞുള്ള ഒരു unit-ന്റെ വിലയനുസരിച്ച് rate. Busy import-ൽ tax category-യുടെ തീയതികളും വില slab-ഉം വരും.
13. 2.1.0 — HSN പരിശോധന: Item form-ൽ HSN / SAC code-ന്റെ GST വിവരണം (GST portal-ന്റെ HSN list, TLSS-നുള്ളിൽ), തെറ്റായ / അറിയാത്ത code-ന് മുന്നറിയിപ്പ്; 🔍 Find the HSN / SAC code by name. E-invoice / e-way bill-ന് മുമ്പ് തെറ്റായ code ഉണ്ടെങ്കിൽ നിർത്തി ശരിയാക്കാൻ button. Display → Audit & Checks → HSN Check — മാസത്തിലെ code ഇല്ലാത്ത / അറിയാത്ത items. Company profile → GST settings: turnover ₹5 കോടിക്ക് മുകളിൽ = 6 അക്ക code.
14. 2.1.0 — GST portal-ൽ നിന്ന് (“E-way bill & e-invoice online” add-on): പുതിയ കമ്പനി, Company profile, party form-ൽ GSTIN-ന് താഴെ 🌐 Fill from the GST portal — പേര്, address, PIN, taxpayer type (Regular / Composition) നിറയും; cancel ആയ GSTIN-ന് മുന്നറിയിപ്പ്. പുതിയ ഇന്ത്യൻ licence-ന് ആദ്യ മാസം online GST സൗജന്യം.
15. 2.0.1 — തീയതി അനുസരിച്ച് tax rate: ഒരു item-ന്റെ GST / VAT rate ഒരു തീയതി മുതൽ മാറുമ്പോൾ (ഉദാ: 12% → 5%) item-ൽ (📅 Tax rate by date…) അല്ലെങ്കിൽ കുറേ items-ന് ഒരുമിച്ച് (Items → 📅 Tax rate change) ചേർക്കാം. ബില്ലിന്റെ തീയതി അനുസരിച്ച് rate; പഴയ ബിൽ പഴയ rate-ൽ, edit ചെയ്യുമ്പോൾ rate വ്യത്യാസമുണ്ടെങ്കിൽ മുന്നറിയിപ്പ്. Busy import-ൽ ബില്ലുകളിൽ നിന്ന് തനിയെ. · GSTIN ഇല്ലാത്ത എല്ലാ sales ബില്ലിലും B2C · A5 horizontal: ചെറിയ ബിൽ ഒരു പേജിൽ · E-invoice / e-way bill online: address, place, PIN അയയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് പരിശോധിക്കും, ശരിയാക്കാൻ button · Windows 7 / 8-ൽ setup വ്യക്തമായ സന്ദേശത്തോടെ നിർത്തും.
16. 2.0.0 — Audit trail: ഓരോ voucher-ഉം ഉണ്ടാക്കിയത്, മാറ്റിയത് (പഴയ version സൂക്ഷിക്കും — രണ്ടും അടുത്തടുത്ത്), cancel, delete; account, item, godown മാറ്റങ്ങൾ; login, തെറ്റിയ login, backup, print, import, settings — user, സമയം, PC സഹിതം. Display → Account Books → Audit Trail. മാറ്റിയ voucher-ൽ 🕘 Versions. SHA-256 chain — TLSS-ന് പുറത്ത് log മാറ്റിയാൽ കാണിക്കും. Companies Act കമ്പനികൾക്ക് (GSTIN-ലെ 6-ാം അക്ഷരം C, അല്ലെങ്കിൽ tick) ഓഫ് ചെയ്യാൻ പറ്റില്ല.
17. 2.0.0 — ബിൽ ഇല്ലാതെ return: Settings → Vouchers → “Sales and purchase returns must be against a bill” untick. Return window-ൽ “No bill”: party, കുറേ items, qty, rate, കാരണം (നിർബന്ധം), VAT-ന് original invoice നമ്പർ, തീയതി. Permission “Returns without an invoice” വേണം. Serial / IMEI പരിശോധിക്കും. Display → Account Books → Returns without invoice.
18. 2.0.0 — Fixes: registration കമ്പ്യൂട്ടറിന്റേത് (client data restore ചെയ്താൽ അവരുടെ registration വരില്ല); company data file ഇല്ലെങ്കിൽ login-ൽ വ്യക്തമായി പറയും, admin-ന് backup restore / പുതിയ കമ്പനി; drop-down list-ലെ അവസാന item മറയില്ല.
19. 2.0.0 — Printing: A5 ബിൽ ഇനി A5 പേപ്പറിൽ തന്നെ (printer-ന്റെ അധിക margin ഇല്ല); VAT column-കൾ tick അനുസരിച്ച്. Printer PDF printer ആണെങ്കിൽ (Microsoft Print to PDF) ബിൽ നമ്പർ, party, തീയതി ചേർത്ത file name-ൽ PDF സേവ് — Settings → Printing → PDF file name-ൽ മാറ്റാം, അല്ലെങ്കിൽ നേരെ ഒരു folder-ലേക്ക്. Invoice fields-ൽ tick ചെയ്യുമ്പോൾ പേജ് മുകളിലേക്ക് പോകില്ല. Return-ൽ Against invoice-ന് അടുത്ത് ↩️ No bill button.
20. 2.0.0 — ഒന്നിൽ കൂടുതൽ പേജുള്ള ബിൽ (Simple boxed, A4 / A5): ഓരോ പേജും പേപ്പറിന്റെ അടി വരെ പൂർണ്ണ box, item heading ഓരോ പേജിലും, “Continued on next page…”, Page x of y; Grand Total അവസാന പേജിൽ. Grand Total വരിയിൽ qty ഇല്ല, Receiver’s signature / Authorised signatory-ക്ക് വെവ്വേറെ tick.
21. 2.0.0 — Data entry: Settings → Vouchers → ⌨️ Data entry fields — Enter ഏതൊക്കെ box-ൽ നിൽക്കണം, cursor എവിടെ തുടങ്ങണം (ഉദാ: Series) എന്ന് ഓരോ voucher-നും; Alt+S → series. 📅 calendar-ൽ തീയതി എടുത്താൽ Enter തുടരും. GSTIN / TRN / IFSC / vehicle no. capital letters-ൽ.
22. 2.0.0 — Menu ക്രമീകരണം: Display-ൽ Registers, Audit & Checks, Add-on reports group-കൾ; side menu-ൽ Add-ons section; Settings-ൽ Vouchers, Masters, Audit & security pages; print language / labels Printing-ൽ; WhatsApp-ഉം Email-ഉം Messages-ൽ.
23. 2.0.0 — കൂടുതൽ: എല്ലാ layout-ലും (Classic, Compact) ഒന്നിൽ കൂടുതൽ പേജുള്ള ബിൽ · പുതിയ format A5 horizontal (210 × 148 mm) · Return-ൽ “Against invoice”-ൽ ബിൽ നമ്പർ / party / തുക type ചെയ്ത് തിരയാം · Add-ons-ൽ feature ഓൺ ചെയ്യുമ്പോൾ next steps, എവിടെ, side menu-വിൽ “new”, dashboard-ൽ “Finish setting up” · start animation · വലിയ കമ്പനിയിൽ save വേഗം.
24. 2.0.0 — Owner Desk (Owner view-ന്റെ പുതിയ പേര്) · Branch sync-ഉം Owner Desk-ഉം login ചെയ്ത് ഏകദേശം 20 സെക്കൻഡിൽ sync ആകും; TLSS അടയ്ക്കുമ്പോൾ അയയ്ക്കാത്ത മാറ്റങ്ങൾ ആദ്യം അയയ്ക്കും (പരമാവധി 10 സെക്കൻഡ്; ഇന്റർനെറ്റ് ഇല്ലെങ്കിൽ അടുത്ത sync-ൽ) — Close TLSS box-ൽ അവസാന sync സമയം കാണിക്കും.
25. 1.7.6 — ഇ-വേ ബിൽ & ഇ-ഇൻവോയ്സ് ഓൺലൈൻ (add-on): JSON upload ഇല്ലാതെ TLSS-ൽ നിന്ന് നേരിട്ട് IRN, ഇ-വേ ബിൽ. ഒരിക്കൽ: ewaybillgst.gov.in → Registration → For GSP → Chartered Information Systems (TaxPro) → API username, password (ഇ-ഇൻവോയ്സ് കമ്പനികൾ einvoice1.gst.gov.in-ലും). TLSS: Add-ons → on → Display → GST → E-way bill register → GSP login. ബില്ലിൽ: 🚚 E-way bill → ⚡ Generate e-way bill online (distance 0 = പോർട്ടൽ കണക്കാക്കും), 🧾 E-invoice → ⚡ Generate IRN online. 24 മണിക്കൂറിനുള്ളിൽ cancel, vehicle update (Part-B), register-ൽ കുറേ ബില്ലുകൾ ഒന്നിച്ച്. QR invoice-ൽ print ആകും.
26. 1.7.6 — Owner Desk (add-on): തിരഞ്ഞെടുത്ത കമ്പനികളുടെ read-only കോപ്പി ഉടമയുടെ laptop-ൽ. ഓഫീസ് PC: Owner Desk പേജ് → laptop പേര്, password, കമ്പനികൾ ടിക്ക് → Get pairing code. Laptop: TLSS install → Welcome window → Owner’s laptop (അല്ലെങ്കിൽ Owner Desk → Join the office) → code, password. TLSS തുറന്നിരിക്കുമ്പോൾ 15 മിനിറ്റിൽ മാറ്റങ്ങൾ മാത്രം അയയ്ക്കും (Sync now-ഉം), encrypted — support.tlss.in-ന് വായിക്കാനാകില്ല. Laptop-ൽ കാണാം, print ചെയ്യാം; മാറ്റാനാകില്ല. Salary ടിക്ക് ചെയ്താൽ മാത്രം. 🗑 നിർത്താം. Laptop-ന് സൗജന്യ Owner Desk ലൈസൻസ്.
27. 1.7.6 — വലിയ കമ്പനിയിൽ വേഗം: login ആദ്യം വരും; ബിൽ save ചെയ്യുമ്പോൾ എല്ലാ ലിസ്റ്റും വീണ്ടും വരയ്ക്കില്ല; Sales, Purchase, Returns, Vouchers-ൽ പുതിയ 300 വരി (search, filter, tab, Show all → ബാക്കി); Dashboard Low stock-ൽ 12 എണ്ണം; item / party തിരയൽ വേഗത്തിൽ.
28. 1.7.6 — ഓരോ sales series-നും tax type (GST, VAT): Settings → Vouchers → Voucher series → ✏️ → Tax on bills of this series: Normal, Exempt, Zero-rated / Export, Out of scope (return-ൽ ഇല്ല). Exempt, out-of-scope ബില്ലുകളിൽ tax ഇല്ല; tax ഉള്ള item ചേർത്താൽ ബില്ലിന് മുകളിൽ ചുവന്ന വരി, എങ്കിലും save ആകും. GST: exempt ബിൽ BILL OF SUPPLY ആയി print, GSTR-1 Table 8-ലും GSTR-3B-ലും; zero-rated Exports-ൽ. VAT: exempt VAT 201 Box 5-ൽ. Out-of-scope return-ൽ വരില്ല — പുതിയ report: Sales not in the return. Series tax type മാറ്റാൻ “Change series tax type” അനുമതി വേണം, change log-ൽ (🕘) രേഖപ്പെടുത്തും.
29. 1.7.6 — Lock ചെയ്ത invoice fields: GSTIN / TRN, tax പോലുള്ള fields “Change locked invoice fields” അനുമതിയുള്ളവർക്ക് മാത്രം untick ചെയ്യാം; ചോദിച്ച ശേഷം change log-ൽ രേഖപ്പെടുത്തും.
30. 1.7.6 — Party: Bill-by-bill / On account: party form-ൽ Bills: On account ആക്കിയാൽ ഓരോ receipt / payment-ഉം പഴയ ബില്ല് ആദ്യം തീർക്കും — pending bills എപ്പോഴും balance-ന് തുല്യം. പുതിയ financial year: carry ചെയ്യുന്ന pending bills ഓരോ party-യുടെയും opening balance-ന് തുല്യം; cash / bank account-ൽ ഇല്ല.
31. 1.7.6 — Busy import: preview-ൽ നിലവിലുള്ള items update ചെയ്യാം (VAT / GST rate, rate, item code) — മാറ്റങ്ങളുടെ list കാണാം; അക്ഷരങ്ങളുള്ള alias item code ആകും; Busy sales series TLSS series ആകും (നമ്പർ തുടരും, ഒരു ബില്ലിലും tax ഇല്ലാത്ത series Exempt); party-യുടെ Busy “bill-by-bill” നിലനിർത്തും.
32. 1.7.6 — Branch remove / close: Branches → 🗑. ബില്ലില്ലാത്ത branch remove ആകും. ബില്ലുള്ള branch close ആകും: കണക്കുകൾ നിലനിൽക്കും, sync നിർത്തും, branch PC read-only ആകും. ആദ്യം backup എടുക്കും.
33. 1.7.6 — Data folder കാണുന്നില്ല: മറ്റൊരു drive-ലേക്ക് മാറ്റിയ data folder തുറക്കാനാകാത്തപ്പോൾ Choose the folder…, Start with C:\TLSS\Data എന്നീ ബട്ടണുകളും.
34. 1.7.5 — Add-on, branch മാറ്റങ്ങൾ: ഇനി Salary, Trays, Branch sync മാത്രം paid add-on — Barcode, E-invoice & E-way bill, Send to CA, Packing units & manufacturing, Serial numbers / IMEI എല്ലാ ലൈസൻസിലും. Branch sync ഓരോ ഓഫീസിന്റെയും (HO, ഓരോ branch) ലൈസൻസിൽ വേണം. പുതിയ install: Welcome window-ൽ “This PC is a branch” — കമ്പനി ഉണ്ടാക്കേണ്ട. Branch-ൽ branch cash / bank മാത്രം, voucher series-ൽ BR1- നമ്പർ, Sync now അയച്ചതും പറയും, മറ്റ് ഓഫീസുകളിലെ സ്റ്റോക്ക് Sales window-ലും Closing Stock — Item-wise-ലും.
35. 1.7.5 — Branch sync (add-on, ഒരേ GSTIN): ഹെഡ് ഓഫീസിൽ Branches പേജ്: branch ചേർക്കുക (godown, cash ledger, BR1- നമ്പർ), pairing code; branch-ലെ TLSS code-ഉം sync password-ഉം കൊണ്ട് ചേരുന്നു. 15 മിനിറ്റിൽ (Sync now-ഉം) മാറ്റങ്ങൾ support.tlss.in വഴി, password lock-ോടെ. Branch ബില്ലുകൾ HO-യിൽ read-only; HO-യിലെ വില മാറ്റം branch സ്വീകരിക്കണം; branch-ൽ journal ഇല്ല. Stock transfer Goods in transit വഴി — Received: godown, കിട്ടിയ എണ്ണം, short / damaged. Transfer-ൽ Reason. Branch-wise outstanding: Branches പേജിൽ Outstanding, Receivables / Payables / Ageing / Ledger-ൽ Branch, opening bill branch-ലേക്ക്, branch ബില്ലിന് HO-യിൽ എടുത്ത receipt ആ branch-ന്.
36. 1.7.5 — Branch-ൽ serial: transfer-നൊപ്പം serial പോകും, Received-ൽ ടിക്ക് ചെയ്യണം; മറ്റൊരു ഓഫീസിലുള്ള IMEI branch-ൽ തടയും. Serial ഇല്ലാതെ ബിൽ: serial window-ൽ, കാരണവും “Serial items without serial numbers” അനുമതിയും വേണം; ഇത്തരം ബില്ലുകൾ Inventory → Serial numbers-ൽ ലിസ്റ്റ് — പിന്നീട് serial ചേർക്കാം.
37. 1.7.5 — Serial numbers / IMEI (add-on, മൊബൈൽ ഫോൺ, ഇലക്ട്രോണിക്സ്): Item-ൽ (Items / Stock → ✏️) “Serial numbers”: ഒരു യൂണിറ്റിന് ഒന്ന്, അല്ലെങ്കിൽ രണ്ട് (IMEI 1 + IMEI 2), warranty മാസം, ഇപ്പോൾ സ്റ്റോക്കിലുള്ള serial-കൾ. Quantity ഇട്ട് Add അമർത്തിയാൽ serial window തനിയെ തുറക്കും (അല്ലെങ്കിൽ വരിയിൽ 🔢 / F7) — scan / type, Excel-ൽ നിന്ന് paste; quantity-ക്ക് തുല്യമായ എണ്ണം മാത്രം. Sales ബില്ലിൽ IMEI scan ചെയ്താൽ item വരും. ആ godown-ൽ ഇല്ലാത്ത serial വിൽക്കാനോ, സ്റ്റോക്കിലുള്ളത് വീണ്ടും വാങ്ങാനോ, ആ customer-ന് വിൽക്കാത്തത് തിരിച്ചെടുക്കാനോ TLSS അനുവദിക്കില്ല. Sales Return-ൽ തിരിച്ചുവരുന്ന serial ടിക്ക് ചെയ്യണം. ബില്ലിൽ serial-ഉം warranty തീയതിയും print ആകും. Inventory → Serial numbers: ഏത് IMEI-യും search — എവിടെ, purchase / sale ബിൽ, warranty; സ്റ്റോക്കിലുള്ളവ / വിറ്റവ / warranty തീരാറായവ. Cost weighted average തന്നെ.
38. 1.7.5 — മുന്നറിയിപ്പുകൾ popup ആയി: ബില്ലോ master-ഓ save ആകാത്തപ്പോൾ (സ്റ്റോക്ക് കുറവ്, customer ഇല്ല, തീയതി തെറ്റ് …) ഒരു ചെറിയ window കാരണം പറയും. Correct it (Enter) ശരിയാക്കേണ്ട field-ലേക്ക്, OK (Esc) അടയ്ക്കാൻ, സ്റ്റോക്ക് പ്രശ്നമെങ്കിൽ Change godown.
39. 1.7.3 — Trays (add-on, പഴം / പച്ചക്കറി കച്ചവടത്തിന്): Accounts → Trays. Supplier, വലിപ്പം തിരിച്ച് tray, നഷ്ടപ്പെട്ടാലുള്ള വില, deposit. Sales ബില്ലിൽ കൊടുത്തതും തിരിച്ചുവന്നതും; purchase ബില്ലിൽ കിട്ടിയതും supplier-ന് തിരിച്ചു കൊടുത്തതും. Return entry (നല്ലത് / കേടായത് / നഷ്ടപ്പെട്ടത്), നഷ്ടപ്പെട്ട tray-ക്ക് ചാർജ് journal ആയി, “Tray Deposits” ledger-ൽ deposit, party balance, tray ledger, WhatsApp balance. ബിൽ print-ൽ tray-യും balance-ഉം.
40. 1.7.3 — CA sync: Send to CA → TLSS CA sync. CA TLSS ഉപയോഗിക്കുന്നുണ്ടെങ്കിൽ (സൗജന്യ CA ലൈസൻസ്), കഴിഞ്ഞ തവണയ്ക്ക് ശേഷമുള്ള മാറ്റങ്ങൾ password ഇട്ട ഫയലായി. CA-ക്ക് നിങ്ങളുടെ ബിൽ മാറ്റാൻ കഴിയില്ല: journal-കൾ (ഓരോന്നും Accept / Reject), ബില്ലുകളിൽ നിർദ്ദേശങ്ങൾ (ബിൽ തിരുത്തിയ ശേഷം Done), GST മാസ lock എന്നിവ തിരിച്ചു വരും. Salary വിവരം ടിക്ക് ചെയ്താൽ മാത്രം. TLSS വഴി നേരിട്ട്: CA-യുടെ 6 അക്ഷര code ഉപയോഗിച്ച് ഒരിക്കൽ pair ചെയ്താൽ ഫയൽ support.tlss.in വഴി നേരെ പോകും (password lock തുടരും); ഫയൽ വന്നാൽ TLSS അറിയിക്കും.
41. 1.7.3 — Busy import: Busy-യിൽ Cash-in-hand / Bank Accounts ഗ്രൂപ്പിൽ വെച്ച customer-മാർ (supplier-മാർ) GSTIN, address സഹിതം party ആയി വരും; അവരുടെ ബില്ലുകൾ മുഴുവൻ തുകയോടെ, പണം receipt ആയി. മുമ്പ് import ചെയ്ത കമ്പനികൾ തുറക്കുമ്പോൾ ഒരിക്കൽ ശരിയാകും. Busy-യിലെ sale quotation-കൾ quotation ആയി വരും.
42. 1.7.3 — CA ലൈസൻസ്: customer-മാരുടെ കണക്കിന്റെ copy സൂക്ഷിക്കാൻ CA-ക്ക് സൗജന്യം; CA-യുടെ സ്വന്തം കമ്പനിയിൽ billing ഒരു add-on.
43. 1.7.2 — Salary (add-on): Accounts → Salary. മാസ / ദിവസ ശമ്പളം, OT rate, salary ledger, expense account ഉള്ള ജീവനക്കാർ. മാസത്തെ ഹാജർ (അല്ലെങ്കിൽ ദിവസം തിരിച്ച്), advance, salary sheet, slip; Post salary journal ഉണ്ടാക്കും, Pay salary തിരഞ്ഞെടുത്ത തീയതിയിൽ cash / bank-ൽ നിന്ന് കൊടുക്കും. Settings → Vouchers & Masters → Salary: ദിവസം എണ്ണുന്ന രീതി, weekly off, OT, ദിവസം തിരിച്ചുള്ള ഹാജർ ഓൺ / ഓഫ്.
44. 1.7.2 — പുതിയ വൗച്ചറിന്റെ തീയതി: Settings → Vouchers → Date of a new voucher: ഇന്നത്തെ തീയതി, അല്ലെങ്കിൽ last voucher date (ആ series-ൽ അവസാനം save ചെയ്ത ബില്ലിന്റെ തീയതി, എല്ലാ യൂസർക്കും). പഴയ തീയതി ഓറഞ്ചിൽ.
45. 1.7.2 — ലൈസൻസ്: യൂസർ, കമ്പനി എണ്ണത്തിന് പരിധിയില്ല; PC-കളുടെ എണ്ണം മാത്രം. Settings → License-ൽ നിങ്ങളുടെ PC-കൾക്കും add-on-കൾക്കും ഉള്ള renewal വില.
46. 1.7.2 — TLSS Server: ശമ്പള വിവരങ്ങൾ salary കാണാൻ അനുവാദമുള്ള യൂസർക്കും admin-നും മാത്രം; മറ്റുള്ളവർക്ക് കാണാനോ മാറ്റാനോ കഴിയില്ല.
47. 1.7.2 — ശരിയാക്കിയത്: ചില dialog-കളിൽ calendar തുറക്കാത്തത്; employee form-ൽ പേരിന് capital അക്ഷരം.
48. 1.7.1 — ഐറ്റം ലിസ്റ്റിൽ stock: Sales, Purchase, Quotation, Stock transfer വിൻഡോകളിലെ ഐറ്റം ലിസ്റ്റിൽ ബില്ലിന്റെ godown-ലെ stock (ഈ ബില്ലിൽ ചേർത്തത് കുറച്ച്) — തീർന്നാൽ ചുവപ്പ്, reorder level-ൽ ഓറഞ്ച്. Entry line-ന് താഴെ മുന്നറിയിപ്പുകൾ മാത്രം (stock minus ആകും, MRP ഇല്ല). Settings → Vouchers-ൽ ഓഫ് ചെയ്യാം.
49. 1.7.1 — ഐറ്റം description: Settings → Vouchers → Item description → Description box for: എല്ലാ ഐറ്റത്തിനും, അല്ലെങ്കിൽ തിരഞ്ഞെടുത്ത ഐറ്റങ്ങൾക്ക് മാത്രം — ഐറ്റത്തിൽ Description in bills ടിക്ക് ചെയ്യുക (serial no, model, warranty). സാധാരണ ഓഫ്.
50. 1.7.1 — ക്വട്ടേഷനുകൾ: Sales / Purchase പോലെ search, filter bar — നമ്പർ, കസ്റ്റമർ, ഐറ്റം ഉപയോഗിച്ച് തിരയൽ, registered / unregistered, From–To തീയതി, column ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് sort, കാണിക്കുന്ന വരികളുടെ എണ്ണവും ആകെയും.
51. 1.7.1 — Payment / Receipt: അക്കൗണ്ട് ലിസ്റ്റിൽ Capital (drawings, ഉദാ. വീട്ടുചെലവ്), current assets, loans & advances, Investments പോലുള്ള സ്വന്തം ഗ്രൂപ്പുകളിലെ അക്കൗണ്ടുകളും. “(blocked)” ശരിക്കും block ചെയ്തവയ്ക്ക് മാത്രം.
52. 1.7.1 — TLSS Server: സെർവറുമായി ബന്ധിപ്പിച്ച PC-കളിലും Forgot admin password? പ്രവർത്തിക്കും (request code സെർവർ PC-യുടേത്). യൂസർ ഇല്ലാത്ത പുതിയ സെർവറിൽ admin / 1234 ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങാം — പിന്നെ പുതിയ password ചോദിക്കും.
53. 1.7.1 — VAT ബില്ലുകൾ (UAE, Gulf): Simple boxed ബില്ലിൽ ഓരോ വരിയിലും VAT %, VAT തുക; ബിൽ തീയതി അല്ലെങ്കിൽ Date of supply; വിദേശ കറൻസി ബില്ലിൽ VAT നിങ്ങളുടെ കറൻസിയിൽ; ഇന്ത്യയ്ക്ക് മാത്രമുള്ള ഭാഗങ്ങൾ ഇല്ല (E-way bill, transport, state, ഇന്ത്യൻ declaration, default interest terms).
54. 1.7.1 — ശരിയാക്കിയത്: Simple boxed / Compact A4 ബില്ലിൽ Grand Total വരി പേജിലെ ഒഴിഞ്ഞ സ്ഥലത്തിനൊപ്പം വലുതാകില്ല.
55. 1.7.0 — TLSS Server (പല PC, ഒരേ ഡാറ്റ): ഓഫീസിലെ ഒരു PC-യിൽ കമ്പനികൾ സൂക്ഷിക്കും; മറ്റ് PC-കൾ ഓഫീസ് നെറ്റ്‌വർക്കിലൂടെ (LAN / Wi-Fi) ഒരേ സമയം അതേ ഡാറ്റയിൽ ജോലി ചെയ്യും — TLSS Server എന്ന ടോപ്പിക് കാണുക. ഓരോ യൂസർക്കും തിരഞ്ഞെടുത്ത കമ്പനികൾ മാത്രം നൽകാം. ഒരു PC-യിൽ ഉണ്ടാക്കിയ കമ്പനി / വർഷം മറ്റ് PC-കളിൽ വീണ്ടും ലോഗിൻ ചെയ്യാതെ വരും.
56. 1.7.0 — ബില്ലിന്റെ ഹെഡർ: Settings → Printing → Invoice fields → Header of the bill: ലോഗോയുടെ വലിപ്പവും സ്ഥാനവും, മുകളിൽ മുഴുവൻ വീതിയിൽ സ്വന്തം letterhead image (വേണമെങ്കിൽ footer image), അല്ലെങ്കിൽ pre-printed letterhead പേപ്പറിന് ഒഴിഞ്ഞ സ്ഥലം. GSTIN ഹെഡറിന് താഴെ എപ്പോഴും പ്രിന്റ് ചെയ്യും.
57. 1.7.0 — ബിൽ തുകയോടെ UPI QR: Settings → Printing → Invoice format → Payment QR on bills → UPI QR. ഓരോ ബില്ലിലും ക്വട്ടേഷനിലും പ്രോഫോർമയിലും അതിന്റെ തുകയും നമ്പറും ഉള്ള QR. ആദ്യം ₹1-ന്റെ test QR scan ചെയ്ത് പേര് ഉറപ്പാക്കുക. UPI ID മാറ്റാൻ അഡ്മിൻ മാത്രം (Owner OTP ഉണ്ടെങ്കിൽ അതും); ഓരോ മാറ്റവും log ചെയ്യും.
58. 1.7.0 — പ്രിന്ററുകൾ: Settings → Printing → A4, A5, thermal-ന് ഈ PC-യിലെ പ്രിന്ററുകളുടെ ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാം. തിരഞ്ഞെടുത്ത പ്രിന്റർ ഇല്ലെങ്കിൽ ബിൽ Windows default printer-ലേക്ക്.
59. 1.7.0 — വിട്ടുപോയ വൗച്ചർ നമ്പറുകൾ: Display → Account Books → Missing Voucher Numbers — ഓരോ നമ്പർ സീരീസിലെയും വിടവുകളും ഇരട്ട നമ്പറുകളും; സീരീസിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ വിടവിന് ഇരുവശത്തുമുള്ള ബില്ലുകൾ. മാസത്തിലെ സെയിൽസ് നമ്പറുകളിൽ വിടവുണ്ടെങ്കിൽ GSTR-1 പേജിൽ മുന്നറിയിപ്പ്.
60. 1.7.0 — Busy import: Busy-യിൽ cancel ചെയ്ത വൗച്ചറുകൾ Cancelled ആയി വരും (തുക 0, ഫലമില്ല); GSTR-1 table 13-ൽ cancelled ആയി എണ്ണും. വീണ്ടും import ചെയ്താൽ ഇല്ലാത്തവ മാത്രം ചേർക്കും.
61. 1.7.0 — കൂടാതെ: ലോഗിന് മുമ്പ് കമ്പനി പേര് കാണിക്കില്ല; Yes / No ബട്ടണുകളിൽ ← → പ്രവർത്തിക്കും; “Print the invoice?” ഓൺ ആണെങ്കിൽ Save & print മറയും; ലോഗിൻ ചെയ്യുമ്പോൾ അവസാനം ഉപയോഗിച്ച കമ്പനിയും വർഷവും തുറക്കും; “Printed from TLSS” ബില്ലിന്റെ പേജിൽ തന്നെ.
62. 1.6.5 — GSTR-1 ശരിയാക്കലുകൾ: Busy-യിൽ ബില്ലിനുള്ളിൽ പണം വാങ്ങിയ (Amount Settlement) ബില്ലുകൾക്ക് ഇനി മുഴുവൻ തുക; ആ പണം ബില്ലിനെതിരെ ഒരു Receipt ആകും, balance മാറില്ല. JSON-ൽ ഇനി ബിൽ തുക 0 പോകില്ല. ഫ്രൈറ്റ് പോലുള്ള സർവീസ് (SAC 99…) UQC NA. യൂണിറ്റുകൾ ശരിയായ GST unit-ൽ (MTR, ROL…) — Busy-യിൽ നിന്ന്, അല്ലെങ്കിൽ Settings → Masters → Units-ൽ യൂണിറ്റിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത്. Table 13-ൽ ഓരോ നമ്പർ സീരീസും വെവ്വേറെ. Busy “with tax” sale type ടാക്സ് ഉൾപ്പെടെയുള്ള റേറ്റ് ആയി വരും. GSTR-1 Excel ഇനി GST offline tool-ന്റെ ഫോർമാറ്റിൽ: ശരിയായ തീയതി, സർവീസിന് UQC NA, HSN-ൽ ഐറ്റം പേര് ഇല്ല, CDNR-ൽ “Regular B2B”.
63. 1.6.5 — ഓപ്ഷൻ: രജിസ്റ്റേർഡ് കസ്റ്റമർക്കുള്ള ബില്ലിലെ 0% ഐറ്റം Busy പോലെ 4A-ൽ 0% ആയി (GSTR-1 പേജിൽ ടിക്ക്). GSTR-1 പ്രിന്റിൽ download ബട്ടണുകൾ ഇനി വരില്ല. ബില്ലിൽ Cash / Bank അക്കൗണ്ട് charge / deduction ആയി ഇനി പറ്റില്ല — “Received now” ഉപയോഗിക്കുക. ബില്ലിനെതിരെ പണം വാങ്ങുമ്പോൾ “Use the bill date”.
64. 1.6.4 — WhatsApp / SMS API: Settings → WhatsApp → How to send → WhatsApp / SMS API — Bot Master Sender അല്ലെങ്കിൽ മറ്റേതെങ്കിലും പ്രൊവൈഡർ വഴി TLSS-ൽ നിന്ന് നേരിട്ട് ബിൽ അയക്കാം (Busy-യിലെ പോലെ സെറ്റപ്പ്). ബിൽ 15 ദിവസം പ്രവർത്തിക്കുന്ന PDF ലിങ്ക് ആയി പോകും. Meta-verified നമ്പർ ആണെങ്കിൽ പുതിയ സെയിൽസ് ബിൽ സേവ് ചെയ്യുമ്പോൾ തനിയെ അയക്കാം. അയച്ച ബില്ലിൽ ✓; ബാക്കി മെസേജും പ്ലാൻ തീരുന്ന തീയതിയും Settings-ൽ.
65. 1.6.4 — ആകെ എണ്ണം (Total qty): എല്ലാ വൗച്ചർ വിൻഡോയിലും യൂണിറ്റ് തിരിച്ച് ആകെ qty (ഫ്രീ ഉൾപ്പെടെ). പ്രിന്റിൽ വേണമെങ്കിൽ Settings → Printing → Invoice fields → Total quantity ടിക്ക്.
66. 1.6.4 — ലോഗോ: Simple (boxed) ഇൻവോയ്സിൽ കമ്പനി ലോഗോ പ്രിന്റ് ആകും.
67. 1.6.3 — ലാഭം (Profitability): Display → Profitability — ഐറ്റം, ബിൽ, പാർട്ടി, ഗ്രൂപ്പ്, മാസം തിരിച്ച് വിൽപ്പന, കോസ്റ്റ്, ലാഭം. ⚖ കൊണ്ട് weighted average / FIFO / last purchase price. പർച്ചേസിലെ freight അളവ് അനുസരിച്ച് കോസ്റ്റിൽ. “See cost and profit” അനുമതി വേണം.
68. 1.6.3 — ഇൻവോയ്സ് ഫീൽഡുകൾ: Settings → Printing → Invoice fields — ഓരോ ഡോക്യുമെന്റിനും പേപ്പറിനും എന്ത് പ്രിന്റ് ചെയ്യണം എന്ന് ടിക്ക് ചെയ്യാം; കോളത്തിന്റെ ക്രമം, പേര്, ഫോണ്ട് സൈസ്. നിയമപ്രകാരം വേണ്ടവ ഓഫ് ആക്കാൻ കഴിയില്ല.
69. 1.6.3 — ടാക്സ് ചേർന്ന റേറ്റ്: “Rate incl. tax” ടിക്ക് ചെയ്താൽ GST / VAT ചേർന്ന റേറ്റ് — 3-ഇഞ്ച് തെർമലിലും, ടോട്ടലിന് താഴെ ടാക്സ് സംഗ്രഹത്തോടെ.
70. 1.6.3 — കസ്റ്റം ഫീൽഡുകൾ: Settings → Masters → Custom fields — ബിൽ, ഐറ്റം, പാർട്ടി ഓരോന്നിനും 5 വരെ (PO No, Transport, Brand, Route…). വിൻഡോയിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യാം, പ്രിന്റ് ചെയ്യാം.
71. 1.6.3 — ഫ്രീ ഐറ്റം: സെയിൽസ്, പർച്ചേസ്, അവയുടെ റിട്ടേൺ — വരിയിൽ Free ടിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ എൻട്രി ലൈനിൽ Qty / Rate-ൽ F). റേറ്റും ടാക്സും ഇല്ല, സ്റ്റോക്ക് മാറും, ബില്ലിൽ FREE. ഒരേ ഐറ്റമോ മറ്റൊരു ഐറ്റമോ ഫ്രീ ആക്കാം; അതിന്റെ കോസ്റ്റ് ആ ബില്ലിന്റെ ലാഭത്തിൽ നിന്ന് കുറയും.
72. 1.6.3 — തിരയൽ, ഫിൽറ്റർ, സോർട്ട്: Items, Parties, Sales, Purchase, റിട്ടേണുകൾ, Vouchers എന്നിവയുടെ ലിസ്റ്റിന് മുകളിൽ സെർച്ച് ബോക്സും ഫിൽറ്ററുകളും (ഗ്രൂപ്പ്, ഏരിയ, സ്റ്റോക്ക്, സ്റ്റാറ്റസ്, തീയതി മുതൽ–വരെ). കോളം തലക്കെട്ടിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ സോർട്ട് ആകും. കാണിക്കുന്ന വരികളുടെ എണ്ണവും ആകെ തുകയും വലതുവശത്ത്.
73. 1.6.3 — സപ്ലയർ തിരിച്ചുള്ള സ്റ്റോക്ക്: Display → Stock → Supplier-wise Stock — ഓരോ ഐറ്റവും അവസാനം വാങ്ങിയ സപ്ലയറിന് കീഴിൽ, റീഓർഡർ ലെവൽ, കുറവ്, അവസാന പർച്ചേസ്, അവസാന റേറ്റ് സഹിതം. Only below reorder ടിക്ക് ചെയ്താൽ ഓർഡർ ചെയ്യേണ്ടവ മാത്രം.
74. 1.6.3 — ഡാറ്റ ഫോൾഡർ: Settings → Backup → Data folder — ഡാറ്റ ഈ കമ്പ്യൂട്ടറിലെ മറ്റൊരു ഡ്രൈവിലേക്ക് മാറ്റാം; ആദ്യം ബാക്കപ്പ്, ഓരോ ഫയലും പരിശോധിക്കും.
75. 1.6.3 — ശരിയാക്കി: പുതിയ ഇൻസ്റ്റാളേഷനിൽ welcome / new company സ്ക്രീൻ വീണ്ടും വരും.
76. 1.6.2 — Esc അമർത്തിയാൽ ചോദിക്കും: സേവ് ചെയ്യാത്ത വൗച്ചറിൽ Esc → Go back (Esc), Hold (H), Discard (D). ഒഴിഞ്ഞതോ സേവ് ചെയ്തതോ ആയ വിൻഡോ പഴയതുപോലെ അടയും.
77. 1.6.2 — കീബോർഡ് കൊണ്ട് സ്ക്രോൾ: Settings, Add-ons, Help പോലുള്ള നീളമുള്ള പേജുകളിൽ ↑ ↓, Page Up / Page Down, Home / End, Ctrl+↑ ↓ (കാർഡിൽ നിന്ന് കാർഡിലേക്ക്).
78. 1.6.2 — സ്റ്റോക്ക് റിപ്പോർട്ട്: Group-wise-ൽ അളവ് (യൂണിറ്റ് തിരിച്ച്); ⚖ ബട്ടൺ കൊണ്ട് Weighted average / FIFO / Last purchase price രീതിയിൽ value (കണക്കുകൾ weighted average തന്നെ).
79. 1.6.2 — Busy import: import ചെയ്ത ശേഷം Busy-ൽ മാറ്റിയ വൗച്ചറുകൾ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യാം — Update … vouchers changed in Busy ടിക്ക് ചെയ്യുക. ആദ്യം ബാക്കപ്പ് എടുക്കും.
80. 1.6.2 — Not saved ബോക്സ് കീബോർഡ് കൊണ്ട്: ← → Discard, Hold, Go back എന്നിവയിലൂടെ നീങ്ങും; Enter വളയമുള്ള ബട്ടൺ അമർത്തും; Tab ബോക്സിനുള്ളിൽ തന്നെ.
81. 1.6.2 — Settings ടാബ് അക്ഷരം കൊണ്ട്: Ctrl+F, പിന്നെ അടിവരയുള്ള അക്ഷരം — C Company profile (വീണ്ടും C: Companies), V, U, L, P, I, B, A, S… ← → ടാബുകളിലൂടെ.
82. 1.6.2 — Help-ൽ വീഡിയോ: help topic-കളിലും പേജ് തലക്കെട്ടിലും (▶ Video) വൗച്ചർ വിൻഡോകളിലും ആ വിഷയത്തിന്റെ TLSS വീഡിയോ YouTube-ൽ തുറക്കും.
83. 1.6.1 — ഒരേ ഐറ്റം, പുതിയ വരി: ബില്ലിൽ ഉള്ള ഐറ്റം വീണ്ടും അടിച്ചാൽ പുതിയ വരി വരും, വേറെ rate വേറെ തന്നെ നിൽക്കും. ബാർകോഡ് സ്കാൻ ചെയ്താൽ പഴയ വരിയിൽ അളവ് കൂടും.
84. 1.6.1 — Forgot admin password? login screen-ൽ: dealer ഈ കമ്പ്യൂട്ടറിന് മാത്രമുള്ള ഒറ്റത്തവണ approval code തരും, അതുകൊണ്ട് പുതിയ പാസ്‌വേഡ് സെറ്റ് ചെയ്യാം.
85. 1.6.1 — ബാർകോഡ് സ്കാൻ എല്ലാവർക്കും: Barcode add-on ഇല്ലാതെയും ബില്ലിൽ സ്കാൻ ചെയ്യാം, ഐറ്റത്തിൽ ബാർകോഡ് ചേർക്കാം. ലേബലും weighing-scale-ഉം add-on-ൽ തന്നെ.
86. ▶ YouTube ബട്ടൺ മുകളിലെ ബാറിൽ 🛟-ന് അടുത്ത് — TLSS വീഡിയോകൾ.
87. MRP = sale price (Settings → Vouchers): സെയിൽസിൽ ഐറ്റത്തിന്റെ MRP rate ആയി, tax ഉൾപ്പെടെ.
88. ഡീലർ: ഡീലർ വഴി വിറ്റ ലൈസൻസിൽ Settings → License-ൽ renewal-ന് ഡീലറുടെ പേരും നമ്പറും.
89. Receipt, Payment, Contra, Journal-ൽ Enter: ഓരോ ഫീൽഡിലേക്കും നീങ്ങും, അവസാന ഫീൽഡിൽ Save. Journal-ൽ അക്കൗണ്ട് കഴിഞ്ഞ് ബാക്കി തുക തനിയെ വരും; ഒഴിഞ്ഞ വരിയിൽ Enter → Narration.
90. സ്റ്റോക്ക് ഇല്ലാത്ത ഐറ്റം മറയ്ക്കാം: Sales invoice, Quotation, Stock transfer-ൽ ഐറ്റം ലിസ്റ്റിന് താഴെ ടിക്ക് ചെയ്യുക.
91. എല്ലാ പുതിയ കമ്പനിയിലും Walk-in Customer (walk-in വിവരങ്ങൾ ഓൺ). Walk-in പേരിന്റെ ആദ്യ അക്ഷരം capital ആകും.
92. ബില്ലിൽ Amount കോളം: Qty-യും Amount-ഉം ടൈപ്പ് ചെയ്താൽ Rate (Amount ÷ Qty) TLSS കണക്കാക്കും. പർച്ചേസ് ബില്ലിൽ ഓൺ ആണ്; സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സിനും ക്വട്ടേഷനും Settings → Vouchers-ൽ ഓൺ ചെയ്യാം. ടൈപ്പ് ചെയ്ത തുക അതേപടി നിൽക്കും.
93. മാസ്റ്ററുകളിൽ Enter കീ: ഐറ്റം, പാർട്ടി / അക്കൗണ്ട്, ഗ്രൂപ്പ്, യൂണിറ്റ്, ഗോഡൗൺ, യൂസർ, കമ്പനി വിൻഡോകളിൽ Enter അടുത്ത ഫീൽഡിലേക്ക് പോകും; അവസാന ഫീൽഡിൽ Enter അമർത്തിയാൽ സേവ് ആകും; F2 ഏത് ഫീൽഡിൽ നിന്നും സേവ് ചെയ്യും; ഒഴിഞ്ഞ ഫീൽഡിൽ Backspace അമർത്തിയാൽ മുൻപത്തെ ഫീൽഡിലേക്ക് പോകും.
94. വൗച്ചർ വിൻഡോകളിൽ Alt+M / Alt+C: Alt+M തിരഞ്ഞെടുത്ത പാർട്ടി, അക്കൗണ്ട് അല്ലെങ്കിൽ ഐറ്റം മാറ്റാൻ തുറക്കും; Alt+C പുതിയത് ഉണ്ടാക്കും.
95. A4 പ്രിന്റ് മുഴുവൻ പേജിൽ: A4-ൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്ന ബില്ലുകളും വൗച്ചറുകളും പേജ് മുഴുവൻ നിറയും — ഐറ്റം ടേബിൾ നീളും, ടോട്ടലും ഒപ്പും താഴെ വരും.
96. പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സ് സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സിന്റെ അതേ ലേഔട്ടിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യും — ലെറ്റർഹെഡ്, ബാങ്ക് വിവരങ്ങൾ, പേയ്മെന്റ് QR, നിബന്ധനകൾ, ഒപ്പ് — “PROFORMA INVOICE — not a tax invoice” എന്ന തലക്കെട്ടോടെ.
97. UAE ഉൾപ്പെടെ മറ്റ് രാജ്യങ്ങളിലെ കമ്പനികൾക്ക് ബിൽ വിൻഡോകളിൽ എല്ലായിടത്തും അവരുടെ സ്വന്തം കറൻസി ചിഹ്നം കാണും.

🏬കമ്പനി ഉണ്ടാക്കാൻ · ബിസിനസ്സിന്റെ സ്വഭാവം

1. Settings → Companies → + Create company.
2. ഘട്ടം 1: രാജ്യം, ടാക്സ് സിസ്റ്റം (GST, VAT, അല്ലെങ്കിൽ രജിസ്ട്രേഷൻ ഇല്ലാത്തത്), ബിസിനസ്സിന്റെ സ്വഭാവം — Trading, Manufacturing, Service എന്നിവയിൽ വേണ്ടത് ടിക്ക് ചെയ്യുക.
3. ഘട്ടം 2: പേര്, സംസ്ഥാനം, സാമ്പത്തിക വർഷം (വർഷം മാത്രം — മാസവും തീയതിയും രാജ്യം അനുസരിച്ച്), ബുക്ക്സ് തുടങ്ങുന്ന തീയതി, ടാക്സ് ഐഡി.
4. ബിസിനസ്സിന്റെ സ്വഭാവം പിന്നീട് Settings → Vouchers-ൽ മാറ്റാം; രാജ്യവും ടാക്സ് സിസ്റ്റവും മാറ്റാൻ കഴിയില്ല.
5. അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർക്ക് കമ്പനി ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാം: Settings → Companies-ൽ ആ കമ്പനിയുടെ വരിയിലെ 🗑️ അമർത്തി, ഉറപ്പിക്കാൻ കമ്പനിയുടെ പേര് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. ഇത് തിരിച്ചെടുക്കാൻ പറ്റില്ല.

▶ തുടങ്ങാം (ഇൻസ്റ്റാൾ) — YouTube

⚙️സെറ്റിംഗ്സ് എവിടെ?

1. എല്ലാ സെറ്റിംഗ്സും ഇടതുവശത്തെ മെനുവിന്റെ താഴെ ⚙️ Settings-ൽ ആണ്.
2. ടാബുകൾ: Company profile (പേര്, വിലാസം, ലോഗോ, സീൽ, ഒപ്പ്), Companies, Vouchers (ബിസിനസ്സിന്റെ സ്വഭാവം, ഐറ്റം വിവരണം, ഗ്രൂപ്പ്, യൂണിറ്റ്, ടാക്സ് റേറ്റ്), Users & permissions, Language, Printing, Import / Export.

▶ ആമുഖം — YouTube

🔑TLSS ആക്ടിവേറ്റ് / റിന്യൂ ചെയ്യാൻ (ലൈസൻസ്)

1. ⚙️ Settings → 🔑 License തുറക്കുക. ആർക്കാണ് ലൈസൻസ്, എഡിഷൻ, യൂസർമാർ, കമ്പനികൾ, കാലാവധി എന്നിവ അവിടെ കാണാം.
2. അവിടെ കാണുന്ന Machine ID-യും ലൈസൻസ് നമ്പറും TLSS ഡീലർക്ക് അയയ്ക്കുക.
3. ഡീലർ തിരിച്ചയയ്ക്കുന്ന ആക്ടിവേഷൻ കോഡ് പേസ്റ്റ് ചെയ്ത് Activate അമർത്തുക. റിന്യൂവലിനും അപ്‌ഗ്രേഡിനും ഇതേ ബോക്സ് തന്നെ.
4. പുതിയ ഇൻസ്റ്റാളേഷൻ 30 ദിവസം എല്ലാ ഫീച്ചറുകളോടും കൂടി ട്രയലായി പ്രവർത്തിക്കും. ട്രയലോ ലൈസൻസോ കഴിഞ്ഞാൽ TLSS റീഡ്-ഒൺലി ആകും: റിപ്പോർട്ട്, പ്രിന്റ്, എക്സ്പോർട്ട് നടക്കും; പുതിയ എൻട്രികളും മാറ്റങ്ങളും പറ്റില്ല.
5. പുതിയ കമ്പ്യൂട്ടറിലേക്ക് മാറ്റാൻ: Release licence from this computer അമർത്തി, കിട്ടുന്ന റിലീസ് കോഡും പുതിയ Machine ID-യും ഡീലർക്ക് അയയ്ക്കുക.

🔑പാസ്‌വേഡ്, login lock

1. സ്വന്തം പാസ്‌വേഡ് മാറ്റാൻ: Settings → Users & permissions → 🔑 Change my password. ഇപ്പോഴത്തെ പാസ്‌വേഡും പുതിയത് രണ്ടു തവണയും ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
2. ഇപ്പോഴും 1234 എന്ന default പാസ്‌വേഡ് ഉള്ള user-നോട് login ചെയ്ത ഉടൻ പുതിയ പാസ്‌വേഡ് ചോദിക്കും.
3. കുറഞ്ഞ നീളം നിർബന്ധമില്ല, പക്ഷേ വളരെ എളുപ്പമുള്ളവ (1234, password, username തന്നെ…) സ്വീകരിക്കില്ല.
4. 5 തവണ തെറ്റായ പാസ്‌വേഡ് അടിച്ചാൽ ആ user 5 മിനിറ്റ് lock ആകും. മറ്റ് user-മാർക്ക് login ചെയ്യാം.
5. പാസ്‌വേഡ് മറന്നോ? Administrator Users & permissions തുറന്ന് ആ user-ന്റെ Edit ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് പുതിയ പാസ്‌വേഡ് കൊടുക്കാം.
6. Administrator-ന്റെ പാസ്‌വേഡ് തന്നെ മറന്നോ? Login screen-ൽ Forgot admin password? അമർത്തുക, request code dealer-ന് അയക്കുക, അവർ തരുന്ന approval code paste ചെയ്ത് പുതിയ പാസ്‌വേഡ് അടിക്കുക. ആ കോഡ് ഒരു തവണ, ആ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ മാത്രം. കമ്പനി ഡാറ്റ മാറില്ല.
7. പാസ്‌വേഡുകൾ കോഡ് രൂപത്തിലാണ് (hash) സൂക്ഷിക്കുന്നത് — TLSS support-ന് പോലും അത് തിരികെ വായിക്കാൻ കഴിയില്ല.

👤യൂസർ, അനുമതികൾ, ഓതറൈസേഷൻ

1. Settings → Users & permissions → + Add user. Username-ഉം പാസ്‌വേഡും നൽകുക.
2. റോൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക അല്ലെങ്കിൽ അനുമതികൾ ടിക്ക് ചെയ്യുക: വൗച്ചർ ഉണ്ടാക്കുക, എഡിറ്റ്, ക്യാൻസൽ, അക്കൗണ്ട് & ഐറ്റം ഉണ്ടാക്കുക, user-മാരെ നിയന്ത്രിക്കുക.
3. അനുമതിയില്ലാത്ത user എഡിറ്റ് / ക്യാൻസൽ ചെയ്യാൻ ശ്രമിച്ചാൽ, അനുമതിയുള്ള user ഒരു തവണ login ടൈപ്പ് ചെയ്ത് അനുവദിക്കാം. എല്ലാ എഡിറ്റും വൗച്ചറിൽ രേഖപ്പെടുത്തും.
4. ഓരോ user-ഉം സ്വന്തം പാസ്‌വേഡ് 🔑 Change my password കൊണ്ട് മാറ്റാം. 1234 തന്നെയുള്ള user login-ൽ പുതിയ പാസ്‌വേഡ് കൊടുക്കണം; 5 തവണ തെറ്റിയാൽ 5 മിനിറ്റ് lock. ("പാസ്‌വേഡ്, login lock" കാണുക.)

🌐സ്ക്രീനിലും ബില്ലിലും രണ്ടാം ഭാഷ

1. Settings → Language (അല്ലെങ്കിൽ മുകളിലെ 🌐 ബട്ടൺ).
2. Second language on screen: ഒരു ഭാഷ തിരഞ്ഞെടുക്കുക അല്ലെങ്കിൽ Off. ഈ ഡിവൈസിൽ മെനു, റിപ്പോർട്ട് പേരുകൾക്ക് താഴെ കാണിക്കും.
3. Second language on prints: ഇൻവോയ്സ്, റസീപ്റ്റ്, ക്വട്ടേഷൻ എന്നിവയിൽ തലക്കെട്ടുകൾ ഇംഗ്ലീഷിലും ഈ ഭാഷയിലും പ്രിന്റ് ചെയ്യും. Print labels-ൽ ഏത് വാക്കും മാറ്റാം.

🧩ആഡ്-ഓണുകൾ: ഫീച്ചറുകൾ ഓൺ / ഓഫ്

1. Settings → Add-ons-ൽ അധിക ഫീച്ചറുകൾ: Barcode, Price categories & cost, Multi-currency, E-invoice & E-way bill, Send to CA & GST lock, Messaging, Owner OTP, Packing units & manufacturing, Billing & shipping address, Walk-in customer details, MRP-wise stock, Proforma invoice.
2. Administrator-ന് മാത്രമേ ഓൺ / ഓഫ് ചെയ്യാൻ കഴിയൂ. ഓഫ് ആയ ഫീച്ചറിന്റെ മെനു, ബട്ടൺ, ഫീൽഡ് എന്നിവ മറയും — ഒന്നും ഡിലീറ്റ് ആകില്ല; ഓൺ ചെയ്താൽ എല്ലാം തിരികെ വരും.
3. പുതിയ കമ്പനിയിൽ എല്ലാം ഓഫ് ആയിരിക്കും, സ്ക്രീനുകൾ ലളിതമാകാൻ. പഴയ വേർഷനിൽ നിന്നുള്ള കമ്പനിയിൽ ഉപയോഗിച്ചുകൊണ്ടിരുന്നവ ഓൺ ആയി തുടരും.
4. 🔒 എന്നാൽ ആ ഫീച്ചർ നിങ്ങളുടെ ലൈസൻസ് എഡിഷനിൽ ഇല്ല — ഡീലറോട് ചോദിക്കുക. MRP-wise stock എല്ലാ എഡിഷനിലും ഉണ്ട്; Proforma invoice-ന് Standard അല്ലെങ്കിൽ Enterprise വേണം.

⌨️കീബോർഡ് ഷോർട്ട്കട്ടുകൾ

1. F1 ഹെൽപ്പ് · F2 റിപ്പോർട്ട് തീയതി മാറ്റുക · F3 തുറന്ന വിൻഡോയിൽ പുതിയ മാസ്റ്റർ (പാർട്ടി, ഐറ്റം, അക്കൗണ്ട്, ഗ്രൂപ്പ്, യൂണിറ്റ്, ടാക്സ് റേറ്റ് — കഴ്സർ എവിടെയാണോ അതനുസരിച്ച്) · F4 Display (റിപ്പോർട്ടുകൾ).
2. F5 പുതിയ പേയ്മെന്റ് · F6 പുതിയ റസീപ്റ്റ് · F7 പുതിയ ജേണൽ · F8 പുതിയ സെയിൽ · F9 പുതിയ പർച്ചേസ്.
3. Ctrl+L ലെഡ്ജർ — വൗച്ചർ വിൻഡോയിൽ തിരഞ്ഞെടുത്ത പാർട്ടിയുടെ ലെഡ്ജർ · Ctrl+S സേവ് · Ctrl+P പ്രിന്റ് (സെയിൽസ് ബില്ലിൽ സേവ് & പ്രിന്റ്) · Ctrl+F സെറ്റിംഗ്സ് · Ctrl+H ബിൽ ഹോൾഡ് · F12 (അമർത്തിപ്പിടിക്കുക) സെയിൽസ് ബില്ലിൽ കോസ്റ്റും ലാഭവും · Esc അടയ്ക്കുക / തിരികെ.
4. ബിൽ എൻട്രി ലൈൻ: ഐറ്റം → Enter → അളവ് → Enter → വില → Enter ലൈൻ ചേർക്കും; ബാർകോഡ് സ്കാൻ ചെയ്താൽ ഉടൻ ചേരും.
5. Display-ൽ: 1–7 സെക്ഷൻ തുറക്കുക, ↑ ↓ നീങ്ങുക, Enter തുറക്കുക, Space വരികൾ ടിക്ക് ചെയ്ത് ഒത്തുനോക്കുക, Esc തിരികെ.

⬆️സോഫ്റ്റ്‌വെയർ അപ്ഡേറ്റ്

1. Settings → ⬆️ Software update-ൽ TLSS വേർഷൻ കാണാം. Check for updates അമർത്തുക, അല്ലെങ്കിൽ Check for updates by itself once a day ടിക്ക് ചെയ്യുക.
2. പുതിയ വേർഷൻ ഉണ്ടെങ്കിൽ TLSS Setup ഡൗൺലോഡ് ചെയ്ത് install ചെയ്യുന്നതിനു മുൻപ് ചോദിക്കും. കമ്പനികളും സെറ്റിംഗ്സും അതുപോലെ നിലനിൽക്കും.
3. ഓരോ അപ്ഡേറ്റും ആദ്യം TLSS-ന്റെ ഡിജിറ്റൽ സിഗ്നേച്ചർ കൊണ്ട് പരിശോധിക്കും. സിഗ്നേച്ചർ ശരിയല്ലെങ്കിൽ അപ്ഡേറ്റ് ചെയ്യില്ല — പിന്നീട് ശ്രമിക്കുക അല്ലെങ്കിൽ support-നെ വിളിക്കുക.

📞TLSS സപ്പോർട്ടുമായി ബന്ധപ്പെടാൻ

1. TLSS സപ്പോർട്ട് നമ്പർ 9744888977 — വിളിക്കുകയോ വാട്സ്ആപ്പ് ചെയ്യുകയോ ചെയ്യാം.
2. TLSS തുറന്നുവെച്ച്, കമ്പനിയുടെ പേരും പ്രശ്നം വന്നപ്പോൾ എന്താണ് ചെയ്തുകൊണ്ടിരുന്നത് എന്നും പറയുക.
3. ലൈസൻസ് / ആക്ടിവേഷൻ സംബന്ധമായ കാര്യങ്ങൾക്ക് Settings → 🔑 License-ലെ Machine ID-യും അയയ്ക്കുക.

🧾സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സ് (വിൽപ്പന ബിൽ) ഉണ്ടാക്കാൻ

1. ഇടതുവശത്തെ മെനുവിൽ Sales Invoice തുറന്ന് + New invoice ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. കസ്റ്റമറെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പുതിയ കസ്റ്റമർക്ക് F3 അമർത്തുക (അല്ലെങ്കിൽ + New customer) — ബിൽ വിടാതെ തന്നെ ഉണ്ടാക്കാം. പേരിനു താഴെ നിലവിലെ ബാലൻസ് കാണാം.
3. മുകളിലെ എൻട്രി ലൈനിൽ ഐറ്റം ചേർക്കുക: ഐറ്റം → Enter → അളവ് → Enter → വില → Enter, അല്ലെങ്കിൽ ബാർകോഡ് സ്കാൻ ചെയ്യുക. അവിടെ F3 അമർത്തിയാൽ പുതിയ ഐറ്റം. ("ബില്ലിൽ വേഗത്തിലുള്ള ഐറ്റം എൻട്രി ലൈൻ" കാണുക.)
4. കസ്റ്റമർ സാധനം തിരികെ തന്നോ? ↩ Items returned by customer ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് ആ ഐറ്റങ്ങൾ ചേർക്കുക — ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് ഉണ്ടാകും, ബില്ലിൽ നെറ്റ് തുക കാണിക്കും.
5. Received now-ൽ Cash അല്ലെങ്കിൽ Bank തിരഞ്ഞെടുത്ത് തുക നൽകുക (Full amount മുഴുവൻ ബിൽ തുക നിറയ്ക്കും). ക്രെഡിറ്റ് സെയിൽ ആണെങ്കിൽ 0.
6. Ctrl+S അമർത്തുക (അല്ലെങ്കിൽ Save invoice). അടുത്ത ബില്ലിനായി വിൻഡോ തുറന്നിരിക്കും. സേവ് ചെയ്ത ശേഷം TLSS Print the invoice? എന്ന് ചോദിക്കും (Enter അമർത്തിയാൽ പ്രിന്റ്, Esc ഒഴിവാക്കും). ആ ചോദ്യം ഓഫ് ആണെങ്കിൽ Save & print ബട്ടൺ കാണിക്കും; Ctrl+P എപ്പോഴും സേവ് ചെയ്ത് Settings → Printing-ലെ ഫോർമാറ്റിൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യും.

▶ സെയിൽസ് — YouTube

⚡ബില്ലിൽ വേഗത്തിലുള്ള ഐറ്റം എൻട്രി ലൈൻ

1. സെയിൽസ്, പർച്ചേസ് ബില്ലുകളിൽ ഐറ്റം ലിസ്റ്റിനു മുകളിൽ ഒരു എൻട്രി ലൈൻ ഉണ്ട്. ഇടതുവശത്തെ നമ്പർ അടുത്ത ഐറ്റത്തിന് കിട്ടുന്ന ക്രമനമ്പർ ആണ്.
2. ഐറ്റം ടൈപ്പ് ചെയ്യുക / തിരഞ്ഞെടുക്കുക → Enter → അളവ് → Enter → വില → Enter. ഐറ്റം താഴെ ലിസ്റ്റിൽ ചേരും, കഴ്സർ വീണ്ടും ഐറ്റം ബോക്സിൽ എത്തും.
3. ബാർകോഡ് സ്കാൻ ചെയ്താൽ അളവ് 1 ആയി ഐറ്റം നേരെ ചേരും — Enter വേണ്ട. ബില്ലിൽ നേരത്തെ ഉള്ള ഐറ്റം വീണ്ടും സ്കാൻ ചെയ്താൽ / എൻട്രി ചെയ്താൽ ആ ലൈനിന്റെ അളവ് കൂടും.
4. ഡിസ്കൗണ്ട്, വിവരണം, മാറ്റം എന്നിവയ്ക്ക് താഴെ ലിസ്റ്റിലെ ലൈനിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്ത് അവിടെ മാറ്റുക. പഴയ + Add row രീതിയും ഉപയോഗിക്കാം.
5. ഐറ്റങ്ങൾ തീർന്നോ? ശൂന്യമായ ഐറ്റം ബോക്സിൽ Enter (End of list) അമർത്തിയാൽ ബിൽ ഡിസ്കൗണ്ട് / നറേഷനിലേക്ക് പോകും.
6. എൻട്രി ലൈനിൽ നിന്ന് F3 (അല്ലെങ്കിൽ + New item) കൊണ്ട് പുതിയ ഐറ്റം ഉണ്ടാക്കാം — save ചെയ്താൽ അത് എൻട്രി ലൈനിൽ തിരഞ്ഞെടുക്കപ്പെടും.

▶ സെയിൽസ് — YouTube

🛒പർച്ചേസ് ബിൽ എൻട്രി

1. Purchase തുറന്ന് + New purchase ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. സപ്ലയറെ തിരഞ്ഞെടുക്കുക (പുതിയതിന് F3), സപ്ലയറുടെ ഇൻവോയ്സ് നമ്പർ നൽകുക.
3. സാധനം വരുന്ന ഗോഡൗൺ (Material centre) തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
4. ഐറ്റം, അളവ്, വാങ്ങൽ വില എന്നിവ നൽകുക. സപ്ലയർ രജിസ്റ്റേർഡ് ആണെങ്കിൽ മാത്രമേ ഇൻപുട്ട് ടാക്സ് എടുക്കൂ.
5. Paid now-ൽ Cash/Bank-ഉം തുകയും നൽകുക, അല്ലെങ്കിൽ കടമായി 0 ആക്കി വിടുക.
6. Ctrl+S സേവ് ചെയ്യും; അടുത്ത ബില്ലിനായി വിൻഡോ തുറന്നിരിക്കും.

▶ പർച്ചേസ് — YouTube

🔄സെയിൽസ് / പർച്ചേസ് റിട്ടേൺ (ക്രെഡിറ്റ് / ഡെബിറ്റ് നോട്ട്)

1. Sales Return (അല്ലെങ്കിൽ Purchase Return) തുറന്ന് + New sales return ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. യഥാർത്ഥ ഇൻവോയ്സ്/ബിൽ, ഐറ്റം, തിരികെ വരുന്ന അളവ് എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
3. പണം ഇപ്പോൾ തന്നെ തിരികെ നൽകണമെങ്കിൽ Refund now-ൽ Cash/Bank-ഉം തുകയും നൽകുക (Full return value മുഴുവൻ തുക നിറയ്ക്കും). ബില്ലിന്റെ ബാക്കിയിൽ കുറയ്ക്കാൻ 0 ആക്കി വിടുക.
4. Ctrl+S അമർത്തിയാൽ ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് (സെയിൽസ്) / ഡെബിറ്റ് നോട്ട് (പർച്ചേസ്) സേവ് ആകും.
5. സെയിൽസ് ബില്ലിനുള്ളിൽ (↩ Items returned) എടുത്ത റിട്ടേൺ മാറ്റാൻ ആ ക്രെഡിറ്റ് നോട്ട് ക്യാൻസൽ ചെയ്ത് വീണ്ടും എൻട്രി ചെയ്യുക.

▶ സെയിൽസ് / പർച്ചേസ് റിട്ടേൺ — YouTube

💰റസീപ്റ്റ്, പേയ്മെന്റ് (ബിൽ സെറ്റിൽമെന്റ്)

1. Vouchers തുറന്ന് 💰 Receipt (പണം വരവ്) അല്ലെങ്കിൽ 💸 Payment (പണം ചെലവ്) ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. Cash അല്ലെങ്കിൽ ബാങ്ക് അക്കൗണ്ട്, പണം തന്ന/വാങ്ങിയ ആൾ എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. പേരിനു താഴെ ബാലൻസ് കാണാം.
3. കസ്റ്റമർ/സപ്ലയർ ആണെങ്കിൽ Against bill-ൽ ബിൽ തിരഞ്ഞെടുക്കുക — ബാക്കി തുക തനിയെ വരും. ബില്ലിനോട് ചേർക്കാതെ വെക്കാൻ On account തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
4. തുകയും വിവരണവും നൽകി Ctrl+S അമർത്തുക.
5. എളുപ്പവഴി: Sales Invoice / Purchase ലിസ്റ്റിൽ ബാക്കിയുള്ള ബില്ലിന്റെ 💰 Receive / Pay ബട്ടൺ ഉപയോഗിക്കുക. ബിൽ ചെയ്യുമ്പോൾ തന്നെ Received now / Paid now വഴിയും പണം രേഖപ്പെടുത്താം.

▶ റസീപ്റ്റ്, പേയ്മെന്റ് — YouTube

📋ജേണൽ, കോൺട്ര എൻട്രി

1. കോൺട്ര കാഷിനും ബാങ്കിനും ഇടയിൽ പണം മാറ്റാനാണ്: Vouchers → 🔄 Contra, From, To തിരഞ്ഞെടുത്ത് തുക നൽകി Ctrl+S.
2. ജേണൽ അഡ്ജസ്റ്റ്മെന്റുകൾക്കാണ് (ഡിപ്രീസിയേഷൻ, കൊടുക്കാനുള്ള ശമ്പളം…): Vouchers → 📋 Journal.
3. ഓരോ അക്കൗണ്ടും ഒരു വരിയിൽ Debit അല്ലെങ്കിൽ Credit ആയി നൽകുക. വ്യത്യാസം താഴെ കാണിക്കും — രണ്ടു വശവും തുല്യമായിരിക്കണം.
4. വരിയിൽ F3 അമർത്തിയാൽ പുതിയ അക്കൗണ്ട് ഉണ്ടാക്കാം.

▶ ജേണൽ, കോൺട്ര — YouTube

📄ക്വട്ടേഷൻ

1. Quotations → + New quotation; കസ്റ്റമർ, ഐറ്റങ്ങൾ, valid-till തീയതി എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. Save as draft അല്ലെങ്കിൽ Save & mark sent. കസ്റ്റമർക്ക് പ്രിന്റ് ചെയ്ത് കൊടുക്കാം.
3. കസ്റ്റമർ സമ്മതിച്ചാൽ Convert ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക — അതേ ഐറ്റങ്ങളോടെ സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സ് തുറക്കും.
4. പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സ് ആണോ വേണ്ടത്? Proforma invoice ആഡ്-ഓൺ ഓൺ ചെയ്ത് + New proforma ഉപയോഗിക്കുക ("പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സ്" കാണുക).

▶ സെയിൽസ് — YouTube

🧾പ്രൊഫോർമ ഇൻവോയ്സ്

1. Settings → Add-ons-ൽ Proforma invoice ഓൺ ചെയ്യുക (Standard, Enterprise എഡിഷനുകൾ).
2. Quotations → + New proforma. ബില്ലിലെ പോലെ കസ്റ്റമറെയും ഐറ്റങ്ങളും തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഇതിന് സ്വന്തം നമ്പർ സീരീസ് (PI-0001…) ഉണ്ട്.
3. പ്രൊഫോർമ സ്റ്റോക്കിലോ ലെഡ്ജറിലോ GST-യിലോ എൻട്രി ഉണ്ടാക്കില്ല. PROFORMA INVOICE — not a tax invoice എന്നാണ് പ്രിന്റ് ചെയ്യുക.
4. Quotations പേജിന്റെ മുകളിലെ ബട്ടണുകൾ കൊണ്ട് Quotations, Proforma invoices ലിസ്റ്റുകൾ മാറി മാറി കാണാം.
5. ഓർഡർ ഉറപ്പായാൽ പ്രൊഫോർമ തുറന്ന് Convert അമർത്തുക — അതേ ഐറ്റങ്ങളോടെ സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സ് തുറക്കും, പ്രൊഫോർമ Converted ആയി മാറും.

▶ സെയിൽസ് — YouTube

⏸ബിൽ ഹോൾഡ് ചെയ്യൽ, TLSS അടഞ്ഞപ്പോൾ സൂക്ഷിച്ച ബിൽ

1. സെയിൽസ്/പർച്ചേസ് ബില്ലിൽ ⏸ Hold (Ctrl+H) — മാറ്റിവെച്ച് മറ്റൊരു ബിൽ തുടങ്ങാം. ⏸ Held-ൽ നിന്ന് തുടരാം.
2. സ്ക്രീനിലുള്ള ബിൽ TLSS ഇടയ്ക്കിടെ സൂക്ഷിക്കും. TLSS അടഞ്ഞാലോ കറന്റ് പോയാലോ അടുത്ത തവണ ആ ബിൽ Held-ൽ ഉണ്ടാകും (on screen when TLSS closed).
3. അടയ്ക്കുന്നതിന് മുമ്പ് Close TLSS? എന്ന് ചോദിക്കും.

💬ബിൽ WhatsApp / Telegram വഴി അയയ്ക്കാൻ

1. Settings → Add-ons-ൽ Messaging ഓണായിരിക്കണം. ഇമെയിലിനും: 📧 Email (Windows ആപ്പ്).
2. ബിൽ തുറന്ന് 💬 Send. നമ്പറിന് അടുത്ത് WhatsApp അല്ലെങ്കിൽ Telegram തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
3. ബില്ലിന്റെ PDF കോപ്പി ആകും: ചാറ്റിൽ Ctrl+V അമർത്തി ചേർത്ത് Send.
4. സാധാരണ ഉപയോഗിക്കുന്ന ആപ്പും മെസേജും Settings → WhatsApp-ൽ.

📧ഇമെയിൽ വഴി ബിൽ, സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ്, റിമൈൻഡർ

1. Windows ആപ്പിൽ, Add-ons-ൽ Messaging ഓണാക്കി. ഒരിക്കൽ Settings → Email-ൽ സെറ്റ് ചെയ്യുക: പ്രൊവൈഡർ (Gmail, Outlook, Zoho…), ഇമെയിൽ, പാസ്‌വേഡ് — Send test email അമർത്തി നോക്കുക.
2. Gmail-ന് App password വേണം (Google Account → Security → 2-step verification → App passwords). പാസ്‌വേഡ് ഈ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ എൻക്രിപ്റ്റ് ചെയ്താണ് സൂക്ഷിക്കുന്നത്.
3. ബിൽ സേവ് ചെയ്ത ശേഷം, അല്ലെങ്കിൽ ഏതു വൗച്ചറിലും ക്വട്ടേഷനിലും 📧 Email അമർത്തുക. PDF കൂടെ പോകും.
4. Settings → Email → Statements and payment reminders: ടിക്ക് ചെയ്ത ഓരോ കസ്റ്റമർക്കും സ്റ്റേറ്റ്മെന്റ് / പെൻഡിംഗ് ബില്ലുകൾ PDF ആയി അയക്കും.
5. Send to CA → 📧 Email to CA CA പാക്കേജ് അയക്കും. അയച്ച എല്ലാ മെയിലും Sent emails-ൽ കാണാം.

🏷️ഐറ്റം ഡിസ്കൗണ്ടും ബിൽ ഡിസ്കൗണ്ടും

1. സെയിൽസ്/പർച്ചേസ് ബില്ലിൽ ഓരോ വരിയിലെയും Disc കോളത്തിൽ ഡിസ്കൗണ്ട് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക: ശതമാനത്തിന് 5%, തുകയ്ക്ക് 20.
2. ഐറ്റങ്ങൾക്ക് താഴെ Discount on the bill-ൽ ബിൽ മുഴുവനായും 5% അല്ലെങ്കിൽ ഒരു തുക കുറയ്ക്കാം. ടാക്സിന് മുമ്പ് ഐറ്റങ്ങളിൽ വീതിക്കും.
3. Enter: ഐറ്റം → qty → rate → disc → അടുത്ത ഐറ്റം. പുതിയ ഒഴിഞ്ഞ വരിയിൽ End of list തിരഞ്ഞെടുത്താൽ (അല്ലെങ്കിൽ Enter) ഐറ്റങ്ങൾ തീരും.

🧮GST ഉൾപ്പെടെയുള്ള വില (MRP / ഫൈനൽ വില)

1. സെയിൽസ്/പർച്ചേസ് ബില്ലിൽ Tax-ന് താഴെ Rates without tax (ടാക്സ് മുകളിൽ കൂട്ടും) അല്ലെങ്കിൽ Rates including tax (റേറ്റ് തന്നെ ഫൈനൽ വില) തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. ടാക്സ് ഉൾപ്പെടെയുള്ള വിലയിൽ TLSS taxable value-ഉം ടാക്സും പിന്നോട്ട് കണക്കാക്കും; ബിൽ തുക കൃത്യം വില × അളവ്. CGST, SGST എപ്പോഴും തുല്യം.
3. ഐറ്റത്തിന്റെ വില രണ്ടിലും മാറില്ല. ഉദാ: 150, 5%: ടാക്സ് ഇല്ലാതെ → ബിൽ 157.50; ടാക്സ് ഉൾപ്പെടെ → ബിൽ 150.00 (taxable 142.86 + ടാക്സ് 7.14).
4. പുതിയ ബില്ലുകളുടെ ഡിഫോൾട്ട്: Settings → Vouchers → Rates in bills (മാറ്റിയില്ലെങ്കിൽ ടാക്സ് ഇല്ലാതെ). പ്രിന്റ് ചെയ്യുന്ന ടാക്സ് ഇൻവോയ്സിൽ GST നിയമം അനുസരിച്ച് റേറ്റും taxable value-ഉം ടാക്സ് ഇല്ലാതെ കാണിക്കും.

🧾ബിൽ സൺഡ്രി: ഫ്രൈറ്റ്, പാക്കിംഗ്, ക്യാഷ് ഡിസ്കൗണ്ട്

1. Settings → Add-ons-ൽ Bill sundries ഓണാക്കുക. Freight & Forwarding, Packing Charges, Insurance, Cash Discount എന്നിവ തയ്യാറാണ്; + Add bill sundry വഴി പുതിയത് ഉണ്ടാക്കാം (പേര്, കൂട്ടുമോ കുറയ്ക്കുമോ, ടാക്സിന് മുമ്പോ ശേഷമോ, ലെഡ്ജർ, സാധാരണ തുക / %).
2. സെയിൽസ് / പർച്ചേസ് ബില്ലിൽ ബിൽ ഡിസ്കൗണ്ടിന് താഴെ + Discount, freight or other charge അമർത്തി സൺഡ്രി തിരഞ്ഞെടുത്ത് തുക (500) അല്ലെങ്കിൽ % (2%) ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
3. Before tax: ഐറ്റങ്ങളിൽ വീതിച്ച് അവയോടൊപ്പം ടാക്സ് (ബില്ലിലെ ഫ്രൈറ്റിന് GST). After tax: ടോട്ടലിൽ നേരിട്ട് കൂട്ടുകയോ കുറയ്ക്കുകയോ ചെയ്യും.
4. ഓരോ സൺഡ്രിയും അതിന്റെ ലെഡ്ജറിലേക്ക് പോകും, ബിൽ ടോട്ടലിൽ പ്രിന്റ് ആകും. എഡിറ്റ്, ഹോൾഡ്, Busy / Tally export എന്നിവയിലും ഉണ്ടാകും.

🚚ഷിപ്പിംഗ് അഡ്രസ്, വാക്ക്-ഇൻ കസ്റ്റമർ

1. Add-ons-ൽ Billing & shipping address ഓണാക്കുക. സെയിൽസ് ബില്ലിൽ / ക്വട്ടേഷനിൽ കസ്റ്റമറിന് താഴെ 🚚 Ship to അമർത്തി പേരും അഡ്രസും നൽകുക. ബില്ലിൽ “Shipped to” ആയി പ്രിന്റ് ആകും.
2. Walk-in customer details ഓണാക്കിയാൽ വാക്ക്-ഇൻ / ക്യാഷ് കസ്റ്റമർക്കുള്ള ബില്ലിൽ കസ്റ്റമറുടെ പേരും മൊബൈലും ടൈപ്പ് ചെയ്യാം. മുമ്പ് വന്ന മൊബൈൽ ടൈപ്പ് ചെയ്താൽ പേര് തനിയെ വരും.
3. പാർട്ടിയിൽ Walk-in / cash customer account ടിക്ക് ചെയ്യുക (“Walk-in …” എന്ന പേരുള്ളത് ഇതിനകം ആണ്).
4. Display → Analysis → Walk-in Customers: പേരും മൊബൈലും — Excel-ലേക്ക് എടുക്കാം, ഓഫർ മെസേജിന് മൊബൈൽ നമ്പറുകൾ കോപ്പി ചെയ്യാം.

📝ബില്ലിൽ ഐറ്റം വിവരണം

1. Settings → Vouchers → Item description on bills ടിക്ക് ചെയ്ത് 1 മുതൽ 5 വരെ വരികൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. സെയിൽസ്, പർച്ചേസ്, ക്വട്ടേഷൻ വിൻഡോകളിൽ ഓരോ വരിക്കും ഒരു വിവരണ ബോക്സ് വരും. ഐറ്റം മാസ്റ്ററിലെ വിവരണം തനിയെ വരും, ഓരോ ബില്ലിലും മാറ്റാം.
3. A4, A5, തെർമൽ ബില്ലുകളിൽ ഐറ്റം പേരിനു താഴെ വിവരണം പ്രിന്റ് ചെയ്യും.

🔢വൗച്ചർ സീരീസും നമ്പറിംഗും

1. Settings → Vouchers → Voucher series & numbering. എല്ലാ വൗച്ചർ ടൈപ്പിനും Main സീരീസ് ഉണ്ട്.
2. + Add series: വൗച്ചർ ടൈപ്പ്, പേര് (ഉദാ: Counter 2, Export), പ്രിഫിക്സ്, സഫിക്സ്, തുടങ്ങുന്ന നമ്പർ, അക്കങ്ങളുടെ എണ്ണം എന്നിവ നൽകുക. പ്രിഫിക്സിൽ {YY} നൽകിയാൽ വർഷം ചേർക്കും, ഉദാ: INV/26-27/0001.
3. Use by default ടിക്ക് ചെയ്താൽ പുതിയ വൗച്ചർ ആ സീരീസിൽ തുടങ്ങും. ✏️ ഉപയോഗിച്ച് Main സീരീസിന്റെ പ്രിഫിക്സും സഫിക്സും മാറ്റാം.
4. ഒരു ടൈപ്പിന് ഒന്നിലധികം സീരീസ് ഉണ്ടെങ്കിൽ വൗച്ചർ വിൻഡോയിൽ നമ്പറിനടുത്ത് സീരീസ് ബോക്സ് വരും — ഓരോ സീരീസിനും സ്വന്തം നമ്പർ.

✏️വൗച്ചർ എഡിറ്റ് / ക്യാൻസൽ ചെയ്യാൻ

1. വൗച്ചർ അതിന്റെ ലിസ്റ്റിൽ (Sales Invoice, Purchase, Vouchers…) കണ്ടെത്തുക അല്ലെങ്കിൽ റിപ്പോർട്ടിൽ നിന്ന് തുറക്കുക.
2. ✏️ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ പഴയ വിവരങ്ങളോടെ അതേ വിൻഡോ തുറക്കും. Save changes വൗച്ചർ നമ്പർ മാറ്റില്ല.
3. ✕ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ ക്യാൻസൽ ആകും; നമ്പർ Day Book-ൽ CANCELLED ആയി കാണിക്കും.
4. റസീപ്റ്റോ റിട്ടേണോ ഉള്ള ബിൽ സെറ്റിൽ ചെയ്ത തുകയിൽ താഴെ ആക്കാൻ കഴിയില്ല, സ്റ്റോക്ക് ഒരിക്കലും നെഗറ്റീവ് ആകില്ല.

🧾ഇൻവോയ്സിലെ നിബന്ധനകൾ, ബാങ്ക് വിവരങ്ങൾ, QR കോഡ്

1. Settings → Printing → മുകളിലെ 🧾 Invoice format കാർഡ്.
2. Terms & conditions ഓരോ വരിയിൽ ഒന്നായി ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. എല്ലാ സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സിന്റെയും താഴെ ഇത് പ്രിന്റ് ചെയ്യും. പുതിയ ക്വട്ടേഷനുകളുടെ ഡിഫോൾട്ട് നിബന്ധനകളും ഇവിടെ നൽകാം.
3. അക്കൗണ്ട് പേര്, ബാങ്ക്, ശാഖ, അക്കൗണ്ട് നമ്പർ, IFSC, UPI ഐഡി എന്നിവ നൽകി പേയ്മെന്റ് QR കോഡ് അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യുക.
4. എവിടെയൊക്കെ പ്രിന്റ് ചെയ്യണം എന്ന് ടിക്ക് ചെയ്യുക — സെയിൽസ് ഇൻവോയ്സ്, ക്വട്ടേഷൻ, 3 ഇഞ്ച് തെർമൽ ബിൽ — എന്നിട്ട് Save invoice format ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. Save & print a sample invoice എങ്ങനെ കാണുമെന്ന് കാണിക്കും.

▶ പ്രിന്റ്, WhatsApp, ബാർകോഡ് — YouTube

🖨️പ്രിന്റ് ഫോർമാറ്റും പ്രിന്ററും

1. Settings → Printing.
2. ഓരോ ഡോക്യുമെന്റിനും (ഇൻവോയ്സ്, പർച്ചേസ്, റസീപ്റ്റ്, ക്വട്ടേഷൻ, റിപ്പോർട്ട്) A4, A5, 3 ഇഞ്ച് തെർമൽ എന്നിവയിൽ ഒന്നും കോപ്പികളുടെ എണ്ണവും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
3. ഓരോ ഫോർമാറ്റിനും പ്രിന്ററിന്റെ പേര് നൽകുക; ശരിയായ പ്രിന്റർ ഉപയോഗിക്കാൻ ഇത് പ്രിന്റ് പേജിൽ കാണിക്കും.
4. പ്രിന്റ് വിൻഡോ ഇല്ലാതെ നേരിട്ട് ഡിഫോൾട്ട് പ്രിന്ററിലേക്ക് അയക്കാൻ Chrome --kiosk-printing ഉപയോഗിച്ച് തുടങ്ങുക (സ്റ്റെപ്പുകൾ ആ പേജിൽ ഉണ്ട്).
5. വൗച്ചർ കാണുമ്പോൾ ഒരു പ്രിന്റിന് മാത്രം വേറെ ഫോർമാറ്റും തിരഞ്ഞെടുക്കാം.
6. Bill layout (Settings → Printing → Invoice format): Classic — വലിയ അക്ഷരം (ഡിഫോൾട്ട്), Simple boxed — മുകളിൽ GSTIN, Billed to / Shipped to, ടാക്സ് ടേബിൾ, അല്ലെങ്കിൽ Compact.

▶ പ്രിന്റ്, WhatsApp, ബാർകോഡ് — YouTube

📉സ്റ്റോക്ക് ഇല്ലാതെ വിൽക്കാൻ അനുമതി (യൂസർ തിരിച്ച്)

1. സ്റ്റോക്ക് പൂജ്യത്തിന് താഴെ പോകുന്ന വിൽപ്പന സാധാരണയായി TLSS അനുവദിക്കില്ല.
2. ഒരാൾക്ക് അനുവദിക്കാൻ: Settings → Users & permissions → ആ യൂസറുടെ ✏️ → Sell below zero stock ടിക്ക് ചെയ്യുക.
3. അപ്പോൾ ആ യൂസർക്ക് ആ ബിൽ സേവ് ചെയ്യാം; സ്റ്റോക്ക് പൂജ്യത്തിന് താഴെ പോയി എന്ന് കാണിക്കും. മറ്റു യൂസർമാർക്ക് ജോലി തുടരാം — സ്റ്റോക്ക് ഇനിയും കുറയ്ക്കുന്ന എൻട്രികൾ മാത്രമേ അവർക്ക് തടയൂ.

📦ഐറ്റം ഉണ്ടാക്കാനും മാറ്റാനും

1. Items / Stock → + New item. ഐറ്റം മാറ്റാൻ അതിന്റെ വരിയിലെ ✏️ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. ഗ്രൂപ്പ്, യൂണിറ്റ്, ടാക്സ് റേറ്റ് എന്നിവയ്ക്ക് + New ലിങ്ക് ഉണ്ട് — അല്ലെങ്കിൽ വിൻഡോയിൽ F3: Unit-ൽ ആണെങ്കിൽ യൂണിറ്റ്, ടാക്സ് ബോക്സിൽ ടാക്സ് റേറ്റ്, മറ്റെവിടെയും ഐറ്റം ഗ്രൂപ്പ്.
3. HSN / കോഡ്, വാങ്ങൽ വില, വിൽപ്പന വില, MRP (ടാക്സ് ചേർത്ത്), reorder level, ഓരോ ഗോഡൗണിലെയും opening stock എന്നിവ നൽകുക. ടാക്സ് ചേർത്ത വിൽപ്പന വില MRP-യെക്കാൾ കൂടിയാൽ മുന്നറിയിപ്പ് വരും.
4. Barcode ആഡ്-ഓൺ ഓൺ ആണെങ്കിൽ: Barcode, More barcodes (അതേ ഐറ്റത്തിന്റെ മറ്റ് ബാർകോഡുകൾ കോമ ഇട്ട് — ഏതു സ്കാൻ ചെയ്താലും ഈ ഐറ്റം വരും).
5. ഐറ്റം വിവരണം ഓൺ ആണെങ്കിൽ Description ബിൽ ലൈനിൽ വരും. സർവീസ് ഐറ്റങ്ങൾക്ക് സ്റ്റോക്ക് ഇല്ല; മാനുഫാക്ചറിംഗ് ഉണ്ടെങ്കിൽ bill of materials.
6. 🚫 Block for transactions ടിക്ക് ചെയ്ത വൗച്ചർ ടൈപ്പുകളിൽ ഐറ്റം ഉപയോഗിക്കുന്നത് തടയും. ഐറ്റം ഗ്രൂപ്പിന്റെ പേര് മാറ്റാനോ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാനോ Settings → Vouchers തുറന്ന് ഗ്രൂപ്പിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.

▶ മാസ്റ്ററുകൾ — YouTube

👥കസ്റ്റമർ, സപ്ലയർ, അക്കൗണ്ട് ഉണ്ടാക്കാനും മാറ്റാനും

1. Parties & Accounts → + Add party (കസ്റ്റമർ/സപ്ലയർ) അല്ലെങ്കിൽ + Add account (ചെലവ്, ബാങ്ക്, ലോൺ…). വരിയിലെ ✏️ ക്ലിക്ക് ചെയ്താൽ മാറ്റം വരുത്താം.
2. പേര്, ഗ്രൂപ്പ്, GST/VAT രജിസ്ട്രേഷനും ടാക്സ് ഐഡിയും, വിലാസം, ഏരിയ, ഫോൺ, ഇമെയിൽ, ക്രെഡിറ്റ് ദിവസങ്ങൾ എന്നിവ നൽകുക.
3. + New group (അല്ലെങ്കിൽ F3) ഉപയോഗിച്ച് ഏത് സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഗ്രൂപ്പിനു കീഴിലും സ്വന്തം ഗ്രൂപ്പ് ഉണ്ടാക്കാം, ഉദാ: Sundry Debtors-ന് കീഴിൽ "Bakery customers".
4. Opening balance (Dr/Cr) ബുക്ക്സ് തുടങ്ങുന്ന തീയതിയിലെ ബാലൻസ് ആണ്.
5. 🚫 Block for transactions-ൽ ടിക്ക് ചെയ്ത വൗച്ചർ ടൈപ്പുകളിൽ ആ അക്കൗണ്ട് ഉപയോഗിക്കാൻ കഴിയില്ല.
6. സ്വന്തമായി ഉണ്ടാക്കിയ അക്കൗണ്ട് ഗ്രൂപ്പിന്റെ പേര് മാറ്റാനോ, മറ്റൊരു ഗ്രൂപ്പിന് കീഴിലേക്ക് മാറ്റാനോ, ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാനോ Settings → Vouchers തുറന്ന് ആ ഗ്രൂപ്പിൽ ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക. സ്റ്റാൻഡേർഡ് ഗ്രൂപ്പുകൾ മാറ്റാൻ പറ്റില്ല.

▶ മാസ്റ്ററുകൾ — YouTube

🚫ഐറ്റം / അക്കൗണ്ട് ചില ട്രാൻസാക്ഷനുകൾക്ക് ബ്ലോക്ക് ചെയ്യാൻ

1. ഐറ്റം (Items / Stock → ✏️) അല്ലെങ്കിൽ അക്കൗണ്ട് (Parties & Accounts → ✏️) തുറക്കുക.
2. 🚫 Block for transactions തുറന്ന് വൗച്ചർ ടൈപ്പുകൾ ടിക്ക് ചെയ്യുക — ഉദാ: ഒരു ഐറ്റം Purchase-ന് മാത്രം, അല്ലെങ്കിൽ ഒരു കസ്റ്റമറെ Sales-നും Receipt-നും ബ്ലോക്ക് ചെയ്യാം.
3. സേവ് ചെയ്യുക. ബ്ലോക്ക് ചെയ്തവ ആ വിൻഡോകളിൽ കാണില്ല, അവ വെച്ച് സേവ് ചെയ്യാനും കഴിയില്ല.
4. പഴയ എൻട്രികൾക്ക് മാറ്റമില്ല, അവ എഡിറ്റ് ചെയ്യാം. Parties & Accounts-ലെ Blocked ടാബിൽ ബ്ലോക്ക് ചെയ്ത എല്ലാ അക്കൗണ്ടുകളും കാണാം.

▶ മാസ്റ്ററുകൾ — YouTube

🔀ഒരേ പാർട്ടി / അക്കൗണ്ട് / ഐറ്റം രണ്ടെണ്ണം — ഒന്നാക്കൽ (Merge)

1. Parties & Accounts (അല്ലെങ്കിൽ Items / Stock) → 🔀 Merge duplicates. അഡ്മിന് മാത്രം.
2. ഒരേ പോലെ തോന്നുന്നവ TLSS ലിസ്റ്റ് ചെയ്യും (പേര് — സ്പേസ്, കുത്ത്, വലിയ/ചെറിയ അക്ഷരം നോക്കാതെ; ഒരേ GSTIN; ഒരേ ബാർകോഡ്). Pick അമർത്തുക, അല്ലെങ്കിൽ രണ്ടെണ്ണം സ്വയം തിരഞ്ഞെടുക്കുക: Merge this (ഒഴിവാക്കും), Into this (നിലനിർത്തും). ⇄ = മറിച്ചിടാൻ.
3. വിവരം വായിച്ച് 🔀 Merge. എല്ലാ വൗച്ചറും ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസും ബില്ലുകളും സ്റ്റോക്കും നിലനിർത്തുന്നതിലേക്ക് മാറും. വിൻഡോ അടയ്ക്കുന്നത് വരെ ↩ Undo last merge ഉണ്ട്.
4. പറ്റാത്തത്: സിസ്റ്റം അക്കൗണ്ട് (Sales, Cash, ടാക്സ് ലെഡ്ജർ…) ഒഴിവാക്കൽ, വ്യത്യസ്ത കറൻസി, വ്യത്യസ്ത യൂണിറ്റ് ഉള്ള ഐറ്റങ്ങൾ.

▦ബാർകോഡ്: സ്കാൻ, ഉണ്ടാക്കൽ, ലേബൽ പ്രിന്റ്

1. ബില്ലിൽ സ്കാൻ ചെയ്യലും ഐറ്റത്തിലെ Barcode ഫീൽഡും എല്ലാ എഡിഷനിലും ഉണ്ട്. ലേബൽ, വെയ്റ്റിംഗ് സ്കെയിൽ ലേബൽ, "എല്ലാ ഐറ്റത്തിനും ബാർകോഡ് ഉണ്ടാക്കുക" എന്നിവയ്ക്ക് Barcode add-on വേണം (Settings → Add-ons).
2. ഐറ്റം ഫോമിൽ പായ്ക്ക് Barcode-ലേക്ക് സ്കാൻ ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ Make one അമർത്തുക. അതേ ഐറ്റത്തിന്റെ മറ്റ് ബാർകോഡുകൾ (വേറെ പായ്ക്ക്, വേറെ കമ്പനിയുടെ കോഡ്) More barcodes-ൽ കോമ ഇട്ട് നൽകുക.
3. ബില്ലിൽ മുകളിലെ എൻട്രി ലൈനിലേക്ക് സ്കാൻ ചെയ്യുക — ഐറ്റം അളവ് 1 ആയി ചേരും; ബില്ലിൽ നേരത്തെ ഉണ്ടെങ്കിൽ അളവ് കൂടും.
4. Items / Stock → 🏷️ Labels-ൽ നിന്ന് ലേബൽ പ്രിന്റ് ചെയ്യാം: ഐറ്റം, എണ്ണം, ലേബൽ സൈസ് എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
5. വെയ്റ്റിംഗ് സ്കെയിൽ ലേബൽ: Settings → Vouchers → Weighing-scale barcodes. ഓരോ ലൂസ് ഐറ്റത്തിനും സ്കെയിൽ കോഡ് കൊടുത്ത് Loose item ടിക്ക് ചെയ്യുക.
6. പുതിയ ബാർകോഡ് അക്കങ്ങൾ മാത്രം (EAN-13) അല്ലെങ്കിൽ അക്ഷരവും അക്കവും (Code 128, ഉദാ. TL-GRO-00001) ആക്കാം: Add-ons → Barcode → New barcodes made by TLSS.

🏷️MRP, MRP തിരിച്ചുള്ള സ്റ്റോക്ക്

1. ഐറ്റം ഫോമിലെ MRP (with tax) ബോക്സിൽ MRP കൊടുക്കുക. ടാക്സ് ചേർത്ത വിൽപ്പന വില അതിനു മുകളിൽ പോയാൽ മുന്നറിയിപ്പ് കാണിക്കും.
2. ഒരേ ഐറ്റം ഒരേ സമയം വ്യത്യസ്ത MRP-യിൽ (പഴയ സ്റ്റോക്ക് MRP 35, പുതിയത് MRP 37)? Settings → Add-ons-ൽ MRP-wise stock ഓൺ ചെയ്യുക.
3. അപ്പോൾ പർച്ചേസ് ബില്ലിലെ ഓരോ ലൈനിലും MRP, Sells at ബോക്സുകൾ വരും. ഓരോ MRP-യും സ്വന്തം വിൽപ്പന വിലയോടെ പ്രത്യേക സ്റ്റോക്ക് ആയി സൂക്ഷിക്കും.
4. സെയിൽസ് ബില്ലിൽ ഏറ്റവും പഴയ MRP ആദ്യം (FIFO) അതിന്റെ വിൽപ്പന വിലയോടെ വരും. ഒന്നിലധികം MRP സ്റ്റോക്കിൽ ഉണ്ടെങ്കിൽ ലൈനിലെ MRP ബോക്സിൽ നിന്ന് മാറ്റി തിരഞ്ഞെടുക്കാം.
5. Items / Stock → 🏷️ MRP-wise stock ഓരോ MRP-യുടെയും സ്റ്റോക്ക് കാണിക്കും. പ്രിന്റ് ചെയ്ത ബില്ലിൽ ഓരോ ലൈനിന്റെയും MRP കാണിക്കും.
6. ടിപ്പ്: MRP-ക്ക് വിൽക്കുന്ന കടകൾ ബിൽ Rates including GST ആക്കി വെക്കുക — അപ്പോൾ വിൽപ്പന വില തന്നെ അവസാന വില.

📦പാക്കിംഗ് യൂണിറ്റ്: ബോക്സ്, കാർട്ടൺ

1. ഐറ്റം തുറക്കുക (Items / Stock → ✏️). 📦 Packing units-ൽ രണ്ട് യൂണിറ്റ് വരെ തിരഞ്ഞെടുക്കാം — ഉദാ: 12 എണ്ണമുള്ള Box, 48 എണ്ണമുള്ള Carton.
2. ഓരോ പാക്കിംഗ് യൂണിറ്റിനും വേറെ വാങ്ങൽ വിലയും വിൽപ്പന വിലയും നൽകാം. ഒഴിച്ചിട്ടാൽ മെയിൻ യൂണിറ്റ് വില × എണ്ണം ആയിരിക്കും.
3. ബില്ലിൽ ആ ഐറ്റത്തിന് അളവിനടുത്ത് യൂണിറ്റ് ബോക്സ് വരും: Box തിരഞ്ഞെടുത്ത് 2 ടൈപ്പ് ചെയ്യുക — വില ബോക്സ് വിലയാകും.
4. സ്റ്റോക്ക് എപ്പോഴും മെയിൻ യൂണിറ്റിലാണ്: 12 എണ്ണമുള്ള 2 Box = 24 Pcs സ്റ്റോക്കിൽ നിന്ന് കുറയും. ബില്ലിൽ “2 Box” എന്ന് പ്രിന്റ് ചെയ്യും.

▶ മാസ്റ്ററുകൾ — YouTube

💲കസ്റ്റമർ വിഭാഗം അനുസരിച്ച് വിലയും പ്രത്യേക വിലയും

1. ആദ്യം Settings → Add-ons-ൽ Price categories & cost ഓണാക്കുക.
2. Settings → Masters → Customer price categories: A Wholesale, B Retail, C Direct customer (പേര് മാറ്റാം, 5 വരെ).
3. ഓരോ കസ്റ്റമറിലും Price category തിരഞ്ഞെടുക്കുക. ഐറ്റത്തിൽ ഓരോ വിഭാഗത്തിനും വില, അല്ലെങ്കിൽ പർച്ചേസ് വിലയിൽ markup %. ഓരോ വിലയുടെയും മാർജിനും ലാഭവും കാണിക്കും, MRP-യേക്കാൾ കൂടിയാൽ മുന്നറിയിപ്പ്.
4. സെയിൽസ് ബില്ലിൽ ആ കസ്റ്റമർക്കുള്ള വില തനിയെ വരും. കൈകൊണ്ട് വേറെ വില ഇട്ട് സേവ് ചെയ്താൽ Keep as special price ചോദിക്കും.
5. പ്രത്യേക വിലകൾ കസ്റ്റമറുടെ വിവരങ്ങളിൽ കാണാം; × അമർത്തി മാറ്റാം.

📈കോസ്റ്റ്, മാർജിൻ, വില മാറ്റ അലേർട്ട് (F12)

1. Settings → Add-ons-ൽ Price categories & cost ഓണായിരിക്കണം.
2. സെയിൽസ് ബില്ലിൽ F12 അമർത്തിപ്പിടിക്കുക — ഓരോ ഐറ്റത്തിന്റെയും അവസാന പർച്ചേസ് വില, മാർജിൻ, ബില്ലിലെ മൊത്തം ലാഭം കാണാം. കോസ്റ്റിൽ താഴെ വിറ്റാൽ ചുവപ്പ്.
3. Administrator-നും See cost and profit അനുമതി ഉള്ളവർക്കും മാത്രം. Settings → Vouchers-ൽ എപ്പോഴും കാണിക്കാനോ കോഡ് വാക്കായി കാണിക്കാനോ മാറ്റാം.
4. പർച്ചേസ് ബില്ലിൽ പുതിയ വില വന്നാൽ Purchase price changed തുറക്കും: ആ ഐറ്റത്തിന്റെ എല്ലാ വിൽപ്പന വിലകളും നിർദ്ദേശ വിലയും (അതേ ലാഭ % അല്ലെങ്കിൽ അതേ ലാഭ തുക). വേണ്ടത് മാറ്റി Update prices, അല്ലെങ്കിൽ Later (മുകളിലെ 💲).

💱വിദേശ കസ്റ്റമർ, കറൻസി, എക്സ്ചേഞ്ച് റേറ്റ്

1. Settings → Vouchers → 💱 Multi-currency: ടിക്ക് ചെയ്ത് നിങ്ങൾ ഉപയോഗിക്കുന്ന കറൻസികളും ഡിഫോൾട്ട് റേറ്റും (1 USD = ₹ …) ചേർക്കുക.
2. പാർട്ടിയിൽ (Parties & Accounts → ✏️) Country, Currency of bills എന്നിവ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. നിങ്ങളുടെ രാജ്യത്തിന് പുറത്തുള്ള പാർട്ടി എക്സ്പോർട്ട് / ഇംപോർട്ട് ആയി കണക്കാക്കും — ബില്ലിൽ GST/VAT ഇല്ല.
3. ആ പാർട്ടിയുടെ ബില്ലിൽ മഞ്ഞ ബാറിൽ കറൻസിയും എക്സ്ചേഞ്ച് റേറ്റും കാണാം. വില അവരുടെ കറൻസിയിൽ നൽകുക; കണക്കുകൾ നിങ്ങളുടെ കറൻസിയിൽ തന്നെ.
4. Receipt / Payment-ൽ തുക അവരുടെ കറൻസിയിൽ അന്നത്തെ റേറ്റിൽ നൽകുക. ബില്ലിന്റെ റേറ്റിൽ നിന്ന് വ്യത്യാസമുണ്ടെങ്കിൽ അത് Exchange Rate Difference-ലേക്ക് തനിയെ പോകും.

⇄ഗോഡൗണുകൾ തമ്മിൽ സ്റ്റോക്ക് മാറ്റാൻ

1. Godowns → ⇄ Stock transfer (Items / Stock, Vouchers പേജുകളിലും ഉണ്ട്).
2. From godown, To godown തിരഞ്ഞെടുക്കുക (⇅ രണ്ടും പരസ്പരം മാറ്റും).
3. ഐറ്റങ്ങളും മാറ്റേണ്ട അളവും നൽകുക — ഓരോ വരിയിലും ആദ്യ ഗോഡൗണിലെ സ്റ്റോക്ക് കാണാം. Load everything എല്ലാ സ്റ്റോക്കും ചേർക്കും.
4. Ctrl+S സേവ് ചെയ്യും. സ്റ്റോക്കിന്റെ മൂല്യം മാറില്ല, സ്ഥലം മാത്രം മാറും. രണ്ടാമതൊരു ഗോഡൗൺ വേണോ? Godowns → + Add godown.

🏭സ്റ്റോക്ക് ജേണലും പ്രൊഡക്ഷനും

1. Items / Stock → 📦 Stock journal.
2. Items out: ഉപയോഗിച്ചതോ കേടായതോ എഴുതിത്തള്ളിയതോ. Items in: ഉണ്ടാക്കിയതോ റീപാക്ക് ചെയ്തതോ ലഭിച്ചതോ.
3. നിർമ്മാണത്തിന് Settings → Company profile → Nature of business-ൽ Manufacturing ടിക്ക് ചെയ്ത്, ഫിനിഷ്ഡ് ഐറ്റത്തിൽ Bill of materials ചേർക്കുക.
4. പിന്നെ സ്റ്റോക്ക് ജേണലിലെ 🏭 Production-ൽ ഐറ്റവും അളവും തിരഞ്ഞെടുത്ത് Fill from bill of materials ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക — ഘടകങ്ങൾ പുറത്തേക്കും ഫിനിഷ്ഡ് ഐറ്റം അവയുടെ വിലയിൽ അകത്തേക്കും വരും.

🧮ഫിസിക്കൽ സ്റ്റോക്ക് (സ്റ്റോക്ക് എണ്ണൽ)

1. Items / Stock → 🧮 Physical stock. തീയതിയും ഗോഡൗണും തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. Load all items എല്ലാ ഐറ്റങ്ങളും ബുക്ക് അളവോടെ നിറയ്ക്കും; യഥാർത്ഥത്തിൽ എണ്ണിയ അളവ് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
3. വ്യത്യാസം ഷോർട്ടേജ് (−) അല്ലെങ്കിൽ എക്സസ് (+) ആയി കാണിക്കും. Ctrl+S സ്റ്റോക്ക് ശരിയാക്കും.

📊റിപ്പോർട്ടുകൾ, തീയതി (F2), ടോട്ടൽ

1. റിപ്പോർട്ടുകൾക്ക് F4 അമർത്തുക (അല്ലെങ്കിൽ മെനുവിലെ Display). 1–7 സെക്ഷൻ തുറക്കും, ആരോ കീകൾ കൊണ്ട് നീങ്ങാം, Enter റിപ്പോർട്ട് തുറക്കും.
2. ഏത് റിപ്പോർട്ടിലും F2 (അല്ലെങ്കിൽ 🔍 Dates) അമർത്തി തീയതി മാറ്റാം: ഇന്ന്, ഇന്നലെ, ഈ ആഴ്ച, കഴിഞ്ഞ ആഴ്ച, ഈ മാസം, ക്വാർട്ടർ, വർഷം, അല്ലെങ്കിൽ സ്വന്തം From – To.
3. Sales/Purchase Register ബിൽ തിരിച്ച്, ദിവസം, ആഴ്ച, മാസം തിരിച്ച് കാണാം — മുകളിലെ ബട്ടണുകളിലോ F2 വിൻഡോയിലോ തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
4. എല്ലാ ലിസ്റ്റിന്റെയും അവസാനം ടോട്ടൽ വരി ഉണ്ട്. ഒരു വരിയിൽ Enter അമർത്തിയാൽ വിശദമായി കാണാം, Esc തിരികെ പോകും.

▶ റിപ്പോർട്ടുകൾ — YouTube

☰റിപ്പോർട്ടിലെ കോളങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുക്കാൻ

1. റിപ്പോർട്ട് തുറന്ന് മുകളിലെ ☰ Columns ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. വേണ്ടാത്ത കോളങ്ങളുടെ ടിക്ക് മാറ്റി Apply അമർത്തുക.
3. ഈ കമ്പ്യൂട്ടറിൽ ആ റിപ്പോർട്ടിന് ഇത് ഓർത്തുവെക്കും; Print, Excel, PDF എന്നിവയിലും ഇതേപോലെ വരും. Tick all എല്ലാ കോളങ്ങളും തിരികെ കൊണ്ടുവരും.

▶ റിപ്പോർട്ടുകൾ — YouTube

✓റിപ്പോർട്ടിൽ വരികൾ ടിക്ക് ചെയ്ത് ടോട്ടൽ നോക്കാൻ

1. ഏതെങ്കിലും റിപ്പോർട്ട് തുറന്ന് ↑ ↓ കൊണ്ട് ഒരു വരിയിലേക്ക് നീങ്ങുക.
2. Space അമർത്തി ടിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ Ctrl+ക്ലിക്ക്). എത്ര വരികൾ വേണമെങ്കിലും ടിക്ക് ചെയ്യാം — അവ പച്ചയാകും.
3. താഴെയുള്ള പച്ച ബാറിൽ ടിക്ക് ചെയ്ത വരികളുടെ എണ്ണവും ഓരോ തുക കോളത്തിന്റെയും ടോട്ടലും കാണാം.
4. ഒരു വരിയുടെ ടിക്ക് മാറ്റാൻ വീണ്ടും Space അമർത്തുക, എല്ലാം മാറ്റാൻ Clear ticks.

▶ റിപ്പോർട്ടുകൾ — YouTube

📄റിപ്പോർട്ട് Excel, PDF, പ്രിന്റ്

1. ഏത് റിപ്പോർട്ടും തുറന്ന് മുകളിലെ 📊 Excel, 📄 PDF, 🖨️ Print (Ctrl+P) ഉപയോഗിക്കുക.
2. ഫയലിൽ കമ്പനിയുടെ പേര്, തലക്കെട്ട്, കാലയളവ്, ടോട്ടൽ, നിങ്ങൾ തിരഞ്ഞെടുത്ത കോളങ്ങൾ എന്നിവ ഉണ്ടാകും.
3. റിപ്പോർട്ടിന്റെ പ്രിന്റ് ഫോർമാറ്റ് (A4/A5/തെർമൽ) Settings → Printing-ൽ സെറ്റ് ചെയ്യാം.

▶ റിപ്പോർട്ടുകൾ — YouTube

🏠ഓരോ യൂസർക്കും ഡാഷ്ബോർഡ് ക്രമീകരിക്കാൻ

1. Dashboard തുറന്ന് മുകളിൽ വലതുവശത്തെ ⚙️ Customise dashboard ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക.
2. വേണ്ട ടൈലുകളും (സെയിൽസ്, പർച്ചേസ്, സ്റ്റോക്ക്, കിട്ടാനുള്ളത്, കൊടുക്കാനുള്ളത്, കാഷ് & ബാങ്ക്, ലാഭം) പാനലുകളും ടിക്ക് ചെയ്ത് കാലയളവ് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
3. ലോഗിൻ ചെയ്ത യൂസർക്കാണ് ഇത് സേവ് ആകുന്നത് — ബില്ലിംഗ് കൗണ്ടറിനും അക്കൗണ്ടന്റിനും സ്വന്തം ഡാഷ്ബോർഡ്. അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർക്ക് ഏത് യൂസർക്കും സെറ്റ് ചെയ്യാം.

📊വൗച്ചർ, മാസ്റ്റർ സ്റ്റാറ്റിസ്റ്റിക്സ്

1. F4 → Sales & Purchase Analysis → Voucher & Master Statistics. തീയതി മാറ്റാൻ F2 അമർത്തുക.
2. ടൈപ്പ് തിരിച്ചും മാസം തിരിച്ചും വൗച്ചറുകളുടെ എണ്ണവും തുകയും, ക്യാൻസൽ / ഡിലീറ്റ് ചെയ്ത വൗച്ചറുകൾ, ഗ്രൂപ്പ് തിരിച്ച് മാസ്റ്ററുകൾ എന്നിവ കാണിക്കും.
3. To check ഭാഗത്ത് ശ്രദ്ധിക്കേണ്ടവ: HSN കോഡ്, ടാക്സ് റേറ്റ്, ബാർകോഡ് ഇല്ലാത്ത ഐറ്റങ്ങൾ; GSTIN, വിലാസം, ഫോൺ ഇല്ലാത്ത പാർട്ടികൾ; ഒരിക്കലും ഉപയോഗിക്കാത്ത മാസ്റ്ററുകൾ.
4. ചുരുക്കം Data at a glance കാർഡ് Settings → Vouchers-ലും ഉണ്ട്.

🧮GST റിട്ടേൺ: GSTR-1, GSTR-3B

1. F4 → GST Reports → GSTR-1 അല്ലെങ്കിൽ GSTR-3B, മാസം തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. GSTR-1-ൽ B2B, B2C, ക്രെഡിറ്റ് നോട്ടുകൾ, HSN സമ്മറി, ഡോക്യുമെന്റുകൾ എന്നിവ കാണാം; ബില്ലുകൾ കാണാൻ വരിയിൽ Enter അമർത്തുക.
3. GSTR-3B ഔട്ട്പുട്ട് ടാക്സ്, ITC, കാഷായി അടയ്‌ക്കേണ്ട തുക എന്നിവ കാണിക്കും. F2 മാസം മാറ്റും.
4. GSTR-1 Excel (GST offline tool) ആയോ portal-ൽ അപ്‌ലോഡ് ചെയ്യാൻ JSON ആയോ ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യാം (JSON: Standard, Enterprise).
5. E-invoice, E-way bill രജിസ്റ്ററിൽ നിന്ന് portal-ൽ bulk upload ചെയ്യാനുള്ള JSON; കിട്ടുന്ന IRN / EWB നമ്പർ ബില്ലിൽ ടൈപ്പ് ചെയ്യുക. VAT കമ്പനികൾക്ക് VAT Reports ആണ്.

▶ റിപ്പോർട്ടുകൾ — YouTube

🧾UAE VAT റിട്ടേൺ (VAT 201)

1. UAE കമ്പനിക്ക്: F4 → VAT Reports → VAT Return (VAT 201). റിട്ടേൺ കാലയളവിന് F2 അമർത്തുക.
2. വിൽപ്പന എമിറേറ്റ് തിരിച്ച് 1a–1g ബോക്സുകളിൽ കാണിക്കും. കസ്റ്റമറുടെ ഏരിയ / വിലാസത്തിൽ നിന്നാണ് എമിറേറ്റ് എടുക്കുന്നത് (Dubai, Sharjah…); കിട്ടിയില്ലെങ്കിൽ കമ്പനിയുടെ എമിറേറ്റ്.
3. Zero-rated വിൽപ്പന ബോക്സ് 4-ൽ, VAT ഉള്ള പർച്ചേസും ചെലവുകളും ബോക്സ് 9-ൽ. റിട്ടേണുകൾ അതേ ബോക്സുകളിൽ നിന്ന് കുറയ്ക്കും.
4. താഴെ ആകെ due tax, recoverable tax, അടയ്ക്കേണ്ടതോ തിരികെ കിട്ടേണ്ടതോ ആയ ടാക്സ് — ഇവ FTA പോർട്ടലിൽ കൊടുക്കുക.
5. ടൂറിസ്റ്റ് റീഫണ്ട്, reverse charge, ഇമ്പോർട്ട്, exempt supplies ഇപ്പോൾ ട്രാക്ക് ചെയ്യുന്നില്ല, 0 ആയി കാണിക്കും — ഉണ്ടെങ്കിൽ പോർട്ടലിൽ ചേർക്കുക.

▶ റിപ്പോർട്ടുകൾ — YouTube

🔒GST ഫയൽ ചെയ്ത മാസം ലോക്ക്

1. Settings → Send to CA → GST months. GSTR-1, GSTR-3B ഫയൽ ചെയ്തശേഷം Mark filed… അമർത്തുക (ARN നൽകാം). ആ മാസവും അതിന് മുമ്പുള്ള മാസങ്ങളും ലോക്ക് ആകും.
2. ലോക്ക് ചെയ്ത മാസത്തിൽ ബിൽ ചേർക്കാനോ തിരുത്താനോ ക്യാൻസൽ ചെയ്യാനോ പറ്റില്ല.
3. Unlock അഡ്മിനിസ്ട്രേറ്റർക്ക് മാത്രം; OTP ഉണ്ടെങ്കിൽ ഉടമയുടെ OTP വേണം. ഓരോ ലോക്കും അൺലോക്കും രേഖപ്പെടുത്തും.
4. CA-ക്ക് അയച്ച മാസത്തിൽ മാറ്റം വന്നാൽ changed — send again എന്ന് കാണിക്കും.
5. വേണമെങ്കിൽ അടുത്ത മാസം 11-നോ 20-നോ തനിയെ ലോക്ക് ആകാൻ സെറ്റ് ചെയ്യാം.

📨CA-ക്ക് അയക്കൽ — Busy, Tally, Excel

1. Add-ons-ൽ Send to CA & GST lock ഓണാക്കി Settings → Send to CA തുറക്കുക.
2. മാസം തിരഞ്ഞെടുക്കുക: Busy ഫയൽ (.DAT), Tally XML, Excel റിപ്പോർട്ടുകൾ, GSTR-1. Save CA package ഒരു .zip ഉണ്ടാക്കും; 📧 Email to CA നേരിട്ട് അയക്കും (Windows ആപ്പ്).
3. Busy-യിൽ Data Import (XML) വഴി .DAT ഫയൽ import ചെയ്യുക. അതേ തീയതികൾ വീണ്ടും അയക്കുമ്പോൾ Modify Existing Voucher → Series + Date + Vch No തിരഞ്ഞെടുക്കുക — അല്ലെങ്കിൽ വൗച്ചറുകൾ ഇരട്ടിക്കും.
4. Tally-യിൽ Import → Masters, പിന്നെ Import → Transactions (അതേ ഫയൽ).
5. Busy series / sale type പേരുകൾ ഇതേ പേജിലെ Busy settings-ൽ. സ്റ്റോക്ക് ജേണൽ, ട്രാൻസ്ഫർ, ഓപ്പണിംഗ് ബാലൻസ് അയക്കില്ല.

🖧TLSS Server — പല PC, ഒരേ ഡാറ്റ

1. സെർവർ PC: ജോലി സമയത്ത് ഓഫാക്കാത്ത ഒരു PC തിരഞ്ഞെടുക്കുക, LAN കേബിൾ വഴി റൂട്ടറിൽ ഘടിപ്പിക്കുക. അതിൽ TLSS install ചെയ്യുമ്പോൾ This PC is the TLSS Server ടിക്ക് ചെയ്യുക. ആരും ലോഗിൻ ചെയ്യുന്നതിന് മുമ്പും Windows service ആയി പ്രവർത്തിക്കും.
2. സെർവർ PC-യിലെ TLSS സെർവറുമായി തനിയെ ബന്ധിപ്പിക്കും. അഡ്മിൻ ആയി ലോഗിൻ ചെയ്ത് ലൈസൻസ് അവിടെ ആക്ടിവേറ്റ് ചെയ്യുക (സെർവർ PC-യുടെ Machine ID). ഒരേ സമയം എത്ര PC ജോലി ചെയ്യാം എന്നത് ലൈസൻസ് അനുസരിച്ച് (trial: 3).
3. PC ബന്ധിപ്പിക്കാൻ: സെർവർ PC-യിൽ Settings → Backup → 🖧 TLSS Server… → Pair a new PC — 6 അക്ക കോഡ് കാണിക്കും. മറ്റേ PC-യിൽ (ടിക്ക് ഇല്ലാതെ TLSS install ചെയ്തത്) ലോഗിൻ സ്ക്രീനിലെ 🖧 TLSS Server… → Find the server (അല്ലെങ്കിൽ കാണിക്കുന്ന address ടൈപ്പ് ചെയ്യുക) → key ഒത്തുനോക്കുക → കോഡ് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക → Use the server’s data.
4. ഓരോ PC-യും സ്വന്തം യൂസർ ആയി ലോഗിൻ ചെയ്യുന്നു. ഒരു PC-യിൽ സേവ് ചെയ്ത ബിൽ ഒന്നോ രണ്ടോ സെക്കൻഡിൽ മറ്റ് PC-കളിൽ കാണും. രണ്ട് PC-കൾ ഒരേ ബിൽ മാറ്റിയാൽ പിന്നീടുള്ള സേവ് നിരസിക്കും, മറ്റേ PC-യുടെ മാറ്റം കാണിക്കും.
5. Settings → Users & permissions → യൂസർ → Companies this user can open — ആ യൂസർക്ക് തിരഞ്ഞെടുത്ത കമ്പനികൾ മാത്രം (എല്ലാ വർഷങ്ങളോടും കൂടി).
6. സെർവർ ദിവസവും തനിയെ ബാക്കപ്പ് എടുക്കും (അവസാനത്തെ 30 എണ്ണം, ഡാറ്റ ഫോൾഡർ → Backups). Back up the server now, നെറ്റ്‌വർക്ക് Speed test എന്നിവ TLSS Server വിൻഡോയിൽ.
7. സെർവർ PC ഓഫ് ആയാലോ നെറ്റ്‌വർക്ക് പോയാലോ മറ്റ് PC-കൾ “not reachable” കാണിച്ച് കാത്തിരിക്കും; തിരിച്ചുവന്നാൽ തുടരും. സെർവർ PC-ക്ക് LAN കേബിൾ ഉപയോഗിക്കുക — ദുർബലമായ Wi-Fi TLSS-നെ സാവധാനമാക്കും.

💾ബാക്കപ്പ്, റീസ്റ്റോർ, ബാക്കപ്പ് പാസ്‌വേഡ്

1. Settings → 💾 Backup തുറക്കുക (Windows app). Choose folder… അമർത്തി ഫോൾഡർ തിരഞ്ഞെടുക്കുക, Automatic backup ഓൺ ചെയ്യുക, അല്ലെങ്കിൽ Back up now അമർത്തുക.
2. നല്ലത്: ബാക്കപ്പ് ഫോൾഡർ മറ്റൊരു ഡ്രൈവിലോ പെൻഡ്രൈവിലോ Google Drive / OneDrive ഫോൾഡറിലോ വെക്കുക — ഡിസ്ക് കേടായാൽ ബാക്കപ്പും പോകാതിരിക്കാൻ.
3. ബാക്കപ്പ് പാസ്‌വേഡ്: Set password… അമർത്തി രണ്ടു തവണ ടൈപ്പ് ചെയ്ത്, എഴുതി വെച്ചു എന്ന ബോക്സ് ടിക്ക് ചെയ്യുക. ഇനിയുള്ള ബാക്കപ്പുകൾ പൂട്ടിയതായിരിക്കും (encrypted).
4. പാസ്‌വേഡ് എഴുതി സുരക്ഷിതമായി വെക്കുക. പാസ്‌വേഡ് നഷ്ടപ്പെട്ടാൽ ആർക്കും — TLSS support-ന് പോലും — ആ ബാക്കപ്പ് തുറക്കാൻ കഴിയില്ല.
5. Restore from backup… പൂട്ടിയ ബാക്കപ്പിന് പാസ്‌വേഡ് ചോദിക്കും. റീസ്റ്റോറിനു മുൻപ് ഇപ്പോഴത്തെ ഡാറ്റയുടെ ഒരു കോപ്പി എടുക്കും; റീസ്റ്റോർ പരാജയപ്പെട്ടാൽ അതിലേക്ക് തിരികെ പോകും.
6. പാസ്‌വേഡ് ഓഫ് ചെയ്താൽ പുതിയ ബാക്കപ്പുകൾ പൂട്ടില്ലാതെ ആകും; നേരത്തെ എടുത്തവയ്ക്ക് പഴയ പാസ്‌വേഡ് തന്നെ.

▶ ബാക്കപ്പ്, റീസ്റ്റോർ — YouTube

🗄️കമ്പനി ഡാറ്റ: SQL Server, ഗോഡൗൺ, എല്ലാ ഡാറ്റയും ഡിലീറ്റ്

1. കമ്പനി ഉണ്ടാക്കുമ്പോൾ ഡാറ്റ എവിടെ എന്ന് തിരഞ്ഞെടുക്കാം: ഈ കമ്പ്യൂട്ടറിലെ ഫയൽ, അല്ലെങ്കിൽ Microsoft SQL Server (ആദ്യം Test connection).
2. Companies-ൽ ഓരോ കമ്പനിയുടെയും Code (C1, C2…) — ഡാറ്റ ഫയൽ C1.tlssdb.
3. ഗോഡൗൺ: ✏️ അമർത്തി പേര് മാറ്റാം; ഉപയോഗിക്കാത്ത ഗോഡൗൺ ഡിലീറ്റ് ചെയ്യാം.
4. Company Profile → Delete all data: എൻട്രികൾ (വേണമെങ്കിൽ മാസ്റ്ററുകളും) മാറ്റും, കമ്പനി നിലനിൽക്കും.

📅ഫിനാൻഷ്യൽ ഇയർ: പുതിയ വർഷം, എല്ലാ വർഷത്തെയും ലെഡ്ജർ, ലോക്ക്

1. Companies → 📅 New financial year (അല്ലെങ്കിൽ മുകളിലെ FY ലിസ്റ്റ് → + New financial year).
2. ക്ലോസിംഗ് ബാലൻസ് പുതിയ വർഷത്തെ ഓപ്പണിംഗ് ആകും: ലെഡ്ജറുകൾ, പാർട്ടികളുടെ പെൻഡിംഗ് ബില്ലുകൾ, ഓരോ ഗോഡൗണിലെയും സ്റ്റോക്ക് (ക്ലോസിംഗ് വിലയിൽ). വരുമാനവും ചെലവും പൂജ്യത്തിൽ; ലാഭം Profit & Loss A/c-ൽ.
3. മുകളിലെ FY ലിസ്റ്റിൽ നിന്ന് വർഷം മാറ്റാം. പഴയ വർഷം പിന്നീട് മാറ്റിയാൽ Update opening balances ബാർ വരും.
4. ഏത് ലെഡ്ജറിലും All years അമർത്തിയാൽ എല്ലാ വർഷവും ഒന്നിച്ച്. Lock year കഴിഞ്ഞ വർഷം റീഡ്-ഒൺലി ആക്കും.

📤ഐറ്റം, പാർട്ടി Excel ഇംപോർട്ട് / എക്സ്പോർട്ട്

1. Settings → Import / Export.
2. Export to Excel ഐറ്റം, പാർട്ടി, മറ്റ് അക്കൗണ്ടുകൾ .xlsx ഫയലായി ഡൗൺലോഡ് ചെയ്യും. Blank template തലക്കെട്ടുകളും ഒരു സാമ്പിൾ വരിയും തരും.
3. Excel-ൽ ഷീറ്റ് പൂരിപ്പിച്ച് 📥 Choose Excel file ക്ലിക്ക് ചെയ്യുക (അല്ലെങ്കിൽ ഫയൽ ഡ്രോപ്പ് ചെയ്യുക). കോളങ്ങളുടെ ക്രമം പ്രശ്നമല്ല — TLSS തലക്കെട്ടുകൾ വായിക്കും.
4. നിലവിലുള്ള പേരുകളുടെ വില, വിലാസം, ബ്ലോക്കിംഗ് എന്നിവ മാറ്റാൻ Update records that already exist ടിക്ക് ചെയ്യുക. ഒഴിവാക്കിയ വരികളും കാരണവും ഫലം കാണിക്കുന്ന വിൻഡോയിൽ ഉണ്ടാകും.

▶ Busy-ൽ നിന്ന് ഇംപോർട്ട് — YouTube

🅱️Busy-യിൽ നിന്ന് ഡാറ്റ എടുക്കൽ

1. Busy-യിൽ Data Export (XML) ഉപയോഗിച്ച് മാസ്റ്ററുകളും (എല്ലാ മാസ്റ്ററുകളും, opening balance സഹിതം) വൗച്ചറുകളും export ചെയ്യുക. .DAT (അല്ലെങ്കിൽ .xml) ഫയലുകൾ കിട്ടും — വലിയ കമ്പനിക്ക് പല ഫയലുകൾ ഉണ്ടാകാം; എല്ലാം ഒരുമിച്ച് തിരഞ്ഞെടുക്കുക.
2. TLSS-ൽ Busy വർഷം തുടങ്ങുന്ന അതേ തീയതിയിൽ സാമ്പത്തിക വർഷം തുടങ്ങുന്ന, അതേ കറൻസിയും ടാക്സ് സിസ്റ്റവും ഉള്ള കമ്പനി ഉണ്ടാക്കുക / തുറക്കുക — പുതിയ, ശൂന്യമായ കമ്പനി ആണ് നല്ലത്.
3. Import / Export → 🅱️ Import from Busy → ഫയലുകൾ തിരഞ്ഞെടുക്കുക. എന്തെങ്കിലും മാറ്റുന്നതിനു മുൻപ് എന്തൊക്കെ വരും, എന്തൊക്കെ പ്രശ്നങ്ങൾ എന്ന് കാണിക്കും; Import അമർത്തുക.
4. വലിയ ഇമ്പോർട്ടിന് ഓരോ ഘട്ടവും എണ്ണവും കാണിക്കുന്ന പുരോഗതി വിൻഡോ വരും. Cancel അമർത്തിയാൽ ഒന്നും മാറില്ല. ഇടയ്ക്ക് TLSS അടഞ്ഞാൽ കമ്പനി ഇമ്പോർട്ടിനു മുൻപുള്ള പോലെ ആകും.
5. അക്കൗണ്ടുകളും ഐറ്റങ്ങളും പേര് നോക്കി ചേർക്കും; TLSS-ൽ നേരത്തെ ഉള്ളവ മാറ്റാതെ ഉപയോഗിക്കും. അതേ ഫയൽ വീണ്ടും ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്താൽ നേരത്തെ വന്ന വൗച്ചറുകൾ ഒഴിവാക്കും. ഡ്യൂപ്ലിക്കേറ്റ് പോലെ തോന്നുന്നവ കണ്ടാൽ 🔀 Merge duplicates നിർദ്ദേശിക്കും.
6. ഇമ്പോർട്ടിനു ശേഷം ട്രയൽ ബാലൻസ്, സ്റ്റോക്ക് സമ്മറി, പാർട്ടി ഔട്ട്സ്റ്റാൻഡിംഗ് എന്നിവ Busy-യുമായി ഒത്തുനോക്കുക. Undo this import കമ്പനി പഴയതുപോലെ ആക്കും. ഇമ്പോർട്ട് ചെയ്യാത്തവ: ഓർഡറുകൾ, സ്റ്റോക്ക് ജേണൽ / ട്രാൻസ്ഫർ, സബ്-ലെഡ്ജർ, ബാച്ച്, സീരിയൽ നമ്പർ, കോസ്റ്റ് സെന്റർ, ആൾട്ടർനേറ്റ് യൂണിറ്റ്.

🔐ഡിലീറ്റിന് മുമ്പ് ഉടമയുടെ OTP

1. ആദ്യം Settings → Add-ons-ൽ Owner OTP ഓണാക്കുക.
2. Settings → Users & permissions → Owner verification (OTP) → Set up with an authenticator app.
3. ഉടമയുടെ ഫോണിൽ Google / Microsoft Authenticator → + → QR സ്കാൻ ചെയ്ത്, ആപ്പിലെ 6 അക്ക കോഡ് ടൈപ്പ് ചെയ്യുക.
4. ഇനി കമ്പനി ഡിലീറ്റ്, എല്ലാ ഡാറ്റ ഡിലീറ്റ്, ബാക്കപ്പ് റീസ്റ്റോർ എന്നിവയ്ക്ക് ഉടമയുടെ കോഡ് വേണം. വൗച്ചർ ക്യാൻസൽ, ഗോഡൗൺ ഡിലീറ്റ് എന്നിവയും ടിക്ക് ചെയ്യാം.
5. ഫോൺ ഇല്ലെങ്കിൽ: കോഡ് ബോക്സിൽ “Phone not with you?” തുറന്ന് request code ഡീലർക്ക് അയയ്ക്കുക; കിട്ടുന്ന approval code ഒരു തവണ മാത്രം.

🛟റിമോട്ട് സപ്പോർട്ട് — ഡീലർക്ക് TLSS കാണാൻ

1. മുകളിലെ 🛟 (അല്ലെങ്കിൽ Help → Remote support) → Start. 9 അക്ക കോഡ് ഡീലറോട് പറയുക.
2. ഡീലർ support.tlss.in തുറന്ന് കോഡ് ടൈപ്പ് ചെയ്യും. TLSS മാത്രമേ കാണൂ — കമ്പ്യൂട്ടറിലെ മറ്റൊന്നും ഇല്ല.
3. ഡീലർ control ചോദിച്ചാൽ, ഫോണിൽ സംസാരിക്കുമ്പോൾ മാത്രം Allow control അമർത്തുക. Stop sharing എപ്പോൾ വേണമെങ്കിലും.

🎫പരാതി രജിസ്റ്റർ ചെയ്യൽ (സപ്പോർട്ട് ടിക്കറ്റ്)

1. മുകളിൽ 🛟-ന്റെ അടുത്തുള്ള 🎫 (ചുവന്ന നമ്പർ = സപ്പോർട്ട് മറുപടി തന്നു) (അല്ലെങ്കിൽ ഈ ഹെൽപ്പ് വിൻഡോയുടെ താഴെയുള്ള ലിങ്ക്).
2. വിഷയം, എന്താണ് സംഭവിച്ചത് എന്നിവ എഴുതി, പേരും മൊബൈലും നോക്കി 📨 Send complaint അമർത്തുക. ഉടനെ ടിക്കറ്റ് നമ്പർ കിട്ടും.
3. സപ്പോർട്ടിന്റെ മറുപടിയും സ്റ്റാറ്റസും (Open, In progress, Waiting for you, Solved) Your tickets-ൽ കാണാം — 🔄 Check for replies അമർത്തുക.
4. നിങ്ങൾ ടൈപ്പ് ചെയ്തതും TLSS വേർഷനും, ടിക്ക് ചെയ്താൽ ലൈസൻസ് നമ്പർ, മെഷീൻ ID, Windows വേർഷൻ എന്നിവയും മാത്രമേ പോകൂ. അക്കൗണ്ട്സ് ഡാറ്റ ഒരിക്കലും അയക്കില്ല.
5. ബ്രൗസർ പതിപ്പിൽ പരാതി WhatsApp വഴി തുറക്കും.

🔑ലൈസൻസ് തരം: സബ്‌സ്ക്രിപ്ഷൻ / പെർപെച്വൽ + AMC

1. Subscription: valid-till തീയതി വരെ പ്രവർത്തിക്കും; അതിനുശേഷം റിന്യൂ ചെയ്യുന്നതുവരെ read-only.
2. Perpetual + AMC: TLSS എന്നും പ്രവർത്തിക്കും. AMC കഴിഞ്ഞ ശേഷം ഇറങ്ങുന്ന പുതിയ വേർഷനുകൾക്ക് AMC റിന്യൂ വേണം; നിങ്ങളുടെ വേർഷന്റെ ബഗ്-ഫിക്സ് അപ്ഡേറ്റുകൾ സൗജന്യം.
3. Settings → License-ൽ ലൈസൻസ് തരവും തീയതികളും കാണാം.
4. Register TLSS (Windows ആപ്പ്): കമ്പനി പേര്, പേര്, മൊബൈൽ, ഇമെയിൽ, സ്ഥലം — “I agree” ടിക്ക് ചെയ്താൽ മാത്രം. അക്കൗണ്ട്സ് ഡാറ്റ ഒരിക്കലും അയക്കില്ല. Settings → License-ൽ മാറ്റാം / പിൻവലിക്കാം.
5. ആഡ്-ഓണുകൾ ലൈസൻസ് അനുസരിച്ചാണ്: Basic, Standard, Enterprise ഓരോന്നിലും വേറെ ആഡ്-ഓണുകൾ; ഡീലർക്ക് കൂടുതൽ ചേർക്കാം. 🔒 ഉള്ളത് ലൈസൻസിൽ ഇല്ല — ഡീലറോട് ചോദിക്കുക.